Hvernig á að skipuleggja vel heppnaðan fjölmiðlaviðburð

Efni.

• Byrjaðu með fréttatilkynningu
• Horfðu á símtölin
• Skipuleggðu tíma viðburðarins vandlega
• Ekki reyna að gera allt
• Gerðu það auðvelt að komast inn (og út)
• Hugleiddu myndefni
• Gleymdu ekki press Kit
• Gakktu úr skugga um að tengiliður fjölmiðla sé tiltækur
• Notaðu starfsmenn með reynslu
• Undirbúðu yfirlýsingu þína fyrirfram
• Hvað ef fréttaritari sýnir ekki?

Ein auðveldasta leiðin fyrir fyrirtæki þitt til að fá ókeypis útsetningu fyrir fjölmiðla - oft þekkt sem „vinna sér inn fjölmiðlar“ - er í gegnum fjölmiðlaviðburði. Hvort sem þú ert að vinna saman nokkrum styrktaraðilum til að hjálpa þeim sem eru minna heppnir eða halda blaðamannafund til að tilkynna vöruútgáfu, þá eru ákveðin skref sem þú ættir að fylgja til að skipuleggja vel fjölmiðlaviðburði.

Byrjaðu með fréttatilkynningu

Að senda fréttatilkynningu þína mun hjálpa fjölmiðlum að ákveða hvort saga þín sé nógu verðug umfjöllunar. Þess vegna hjálpar það til að halda fréttatilkynningunni þinni einfaldar og nota aldrei neinn efla. Stöðvar og dagblöð eru að leita að fréttum; þeir eru ekki að leita að söludeild.

Þú hefur glugga til að senda fréttatilkynningu þína. Þú vilt ekki senda það út snemma og þá gleymist það eða er grafið og þú vilt ekki senda það út of seint þegar aðrar sögur kunna að hafa verið úthlutaðar og þær geta einfaldlega ekki passað uppákomuna þína í Almennt má segja að tveimur til þremur dögum fyrir viðburðinn sé nægur háþróaður fyrirvari til að leyfa fréttatímanum að skipuleggja fréttamenn.

Þú vilt líka vera viss um að fylgja með leiðbeiningar og sérstakar leiðbeiningar í fréttatilkynningunni. Ef höfuðstöðvar fyrirtækisins eru á einum stað, en viðburðurinn er í verksmiðjunni þinni í 30 mílur fjarlægð, verður þú að gera þetta skýrt í útgáfunni.

Horfðu á símtölin

Eftir að þú hefur sent fréttatilkynningu þína geturðu hringt í ritstjórana í dagblöðunum eða framleiðendum sjónvarpsstöðvanna til að staðfesta að þeir fái hana. Það er allt sem þú þarft að spyrja.

Það mun oft opna samtalið fyrir þeim til að segja þér hvort þeir telja að þeir geti komið eða ekki. En jafnvel þó svo sé ekki, þá viltu ekki spyrja hvort þeir séu að koma. Þeir munu vera þar ef þeir geta en munu ekki gefa nein loforð.

Hafðu í huga að brot á fréttum eða þungum fréttadögum gæti komið í veg fyrir að þeir komi á síðustu stundu. Þú vilt ekki plága þá til að sjá hvort þeir koma, jafnvel ekki á þeim degi sem atburðurinn er þegar þú stendur þar og bíður eftir því að fréttamenn mæti.

Þú vilt líka horfa á þann tíma sem þú hringir. Hringir klukkan tíu mínútur fyrir 17:00 kann að virðast eins og lok dagsins fyrir þig, en fyrir framleiðanda er það tíu mínútur þangað til að fréttaveita á kvöldin. Bestu tímarnir til að hringja eru yfirleitt um 10:00 og milli kl. 13:00 og 14:30.

Skipuleggðu tíma viðburðarins vandlega

Allir vinna fresti. Dagblöð hafa sett tíma sem þeir leggja daginn eftir í rúmið. Það þýðir að ef þeir mæta á viðburðinn þinn klukkan 17:00. fimmtudag, umfjöllun gæti ekki birst fyrr en á laugardag.

Sjónvarpsstöðvar hafa almennt morgun, hádegi, 5:00, 6:00, 10:00 og / eða 11:00 kl. fréttatilkynningar í vikunni, allt eftir sjónvarpsmarkaði þínum. Fá umfjöllun ef fjölmiðlaviðburðurinn þinn byrjar klukkan 16:00. gæti verið mjög erfiður. Þeir munu ekki bara hoppa inn í fréttabílinn sinn og keyra eins og brjálaðir til að koma spólu þinni í loftið um 05:00. Það er handrit sem þarf að skrifa og borði sem þarf að breyta.

Skipuleggðu viðburðartímann þinn svo að það sé ekki aðeins þægilegt fyrir fréttamennina heldur eykur einnig líkurnar á því að fá meiri strax váhrif.

Ekki reyna að gera allt

Svo freistandi sem það getur verið að gerast leikstjóri, ekki segja blaðamanninum, ljósmyndurum eða videografum hvaða myndir þú vilt að þeir fái. Þú vilt koma á ákveðnum tengslum við þá og hefja samband við dagblaðið eða sjónvarpsstöðina. Þú munt ekki vinna neina vini með því að segja þeim hvernig á að vinna starfið.

Gerðu það auðvelt að komast inn (og út)

Ef þú ert að halda viðburðinn í 50.000 fermetra verksmiðjunni þinni og svæðið sem þú leyfir fjölmiðla er aftan í byggingunni, gefðu þeim eins greiðan aðgang og mögulegt er. Láttu þá ekki leggja framan við bygginguna og farðu síðan búnaðinum alla leið að aftan ef þú getur hjálpað því. Ef það er leið til að keyra aftan á skaltu láta fjölmiðla vita um akstursleiðbeiningarnar í fréttatilkynningu þinni og merkja skýrt hvernig þeir koma.

Þú vilt líka íhuga hvaða svæði leikni þíns er stranglega utan marka. Til dæmis, ef þú getur ekki forðast langan göngutúr, viltu virkilega að fjölmiðlar gangi í gegnum alla bygginguna þína með myndavélum? Það þýðir ekki að þeir fari að skjóta hvað sem þeir vilja. En mörg fyrirtæki hafa strangar reglur um hvert myndavélar og aðrir starfsmenn geta farið af einkaleyfisástæðum.

Hugleiddu myndefni

Hugsaðu vel um myndefni þitt. Gefðu fjölmiðlum eins mikla upplifun og mögulegt er. Að tala um vöru í hálftíma og vísa svo til myndarinnar í bæklingnum er eitthvað sem fjölmiðlar þurfa ekki einu sinni að mæta á. Mundu að þeir senda myndefni til hugsanlegra viðskiptavina þinna - áhorfenda þeirra eða lesenda - svo það er mikilvægt að hafa áhorfendur í huga svo þú getir fengið þá umfjöllun sem þú þarft.

Gleymdu ekki press Kit

Taktu upplýsingar um atburðinn þinn og afhentu fjölmiðlum. Þessar upplýsingar munu hjálpa þeim að skrifa söguna en einnig hjálpar þér að hafa meiri stjórn á fréttunum þar sem þú gefur þeim mikilvægar upplýsingar.

Gakktu úr skugga um að tengiliður fjölmiðla sé tiltækur

Ekki gleyma að hafa samband við fjölmiðla þína tiltækan fyrir spurningar. Ef fréttaritari hefur frekari spurningar þurfa þeir að geta náð snertingu við fjölmiðlasambandið þitt fljótt. Vertu viss um að láta símanúmer fjölmiðlasambandsins og allar aðrar upplýsingar um tengiliðina fylgja í prentbúnaðinum.

Notaðu starfsmenn með reynslu

Þú þarft ekki að takmarka talsmenn viðburðarins við þinn eigin fjölmiðlasamband. Ef starfsmaður getur gefið betri hljóðbít vegna þess að þeir hafa haft meiri reynslu af því að þróa og vinna með ákveðna vöru, gera þá alla vega tiltækan fyrir spurningar.

Undirbúðu yfirlýsingu þína fyrirfram

Ef þú ætlar að tala í myndavélinni eða við blaðamann blaðamannsins skaltu hugsa um það sem þú vilt segja fyrirfram. Það getur hjálpað til við að hafa vin sem þekkir ekki fyrirtæki þitt til að lesa yfir prentbúnaðinn þinn og spyrja spurninga sem þeir hafa. Komdu með lista yfir svör út frá þessum spurningum og smá hugarflugi. Þú vilt ekki hljóma á æfingu, en þú vilt ekki hljóma óundirbúinn eða segja "Umm ..." mikið heldur.

Þú vilt líka skoða mismunandi tegundir miðla. Dagblaðið hefur aðrar þarfir en sjónvarp og öfugt. Fréttaritari blaðsins gæti spurt þig spurninga sem eru miklu öðruvísi en fréttaritari í sjónvarpi. Hver miðill hefur mismunandi leiðir til að kynna fréttirnar þínar svo þeir þurfa á þeirri gerð sem hentar áhorfendum sínum best.

Hvað ef fréttaritari sýnir ekki?

Stöðin eða dagblaðið gæti mjög vel sent ljósmyndara eða ljósmyndara í stað fréttaritara. Það þýðir ekki að saga þín sé þeim ekki mikilvæg. Þeir væru ekki til staðar ef þeir ætluðu ekki að gefa sögunni þinni umfjöllun svo vertu með þeim sem mæta mjög vel.

Ef myndatökumaður er að giska búnaðinn þinn skaltu ekki láta þeim vera fréttatæki strax. Bjóddu að bera það fyrir þá þar til þeim hefur tekist að ná þeim skotum sem þeir þurfa. Að meðhöndla þá eins og annars flokks borgara mun koma aftur á stöðina og gæti skaðað líkurnar á framtíðarumfjöllun.