Hvernig á að skrifa afköst bréf um áminningu starfsmanna

Efni.

• Hluti af áminningarbréfum
• Mikilvægi undirskrifta
• Gefðu tækifæri til svara starfsmanna
• Dæmi um endurgreiðslubréf
• Dæmi um ávísunarbréf nr. 1 (textútgáfa)
• Dæmi um ávísunarbréf 2 (textaútgáfa)
• Viðurkenning starfsmanna á móttöku

Áminningarbréf eru bréf sem umsjónarmaður skrifar til að veita opinbera yfirlýsingu um árangursvandamál sem starfsmaður verður að bæta. Áminningarbréf eru oft skref í formlegu aðgerðarferlinu sem getur leitt til viðbótar agaaðgerða fyrir starfsmanninn til og með starfslokum ef starfsmaðurinn tekst ekki að bæta sig.

Áminningarbréf eru þýðingarmikill þáttur í skjölum um frammistöðuvandamál starfsmanns fyrir starfsmanninn og vinnuveitandann. Í skriflegum áminningarbréfum er skýrt og sérstaklega tekið fram frammistöðu sem verður að bæta og afleiðingar ef frammistaða lagast ekki.

Þessi formlegu viðskiptabréf fylgja yfirleitt eftir allar tilraunir til munnlegrar þjálfunar leiðbeinanda. Hins vegar koma þeir oft fyrir munnlega leiðréttingu á starfsmanninum - kallað munnleg viðvörun eða formleg munnleg viðvörun. Öll skref ættu að einbeita sér að frammistöðu málinu eða tengdum vandamálum í frammistöðu.

Hluti af áminningarbréfum

Árangursrík áminningarbréf eiga nokkra hluti sameiginlega. Þeir ættu að hafa skýra yfirlýsingu um vandamálið eða árangursmálið sem starfsmaðurinn verður að bæta. Það gæti talið upp nokkur dæmi um leiðir sem starfsmaður getur breytt frammistöðu sinni til að uppfylla væntingar um árangur. Að gefa dæmi gefur starfsmanni sameiginlega mynd - sameiginlega merkingu - í kringum væntingar leiðbeinandans og fyrirtækisins.

Ef við á, láttu tímalínu fylgja þar sem frammistaða starfsmanns verður að bæta. Þessi tilvísun getur verið í formi gjalddaga eða lokadags þegar umsjónarmaður mun endurmeta árangur starfsmanns.

Útskýrðu hvernig árangurinn hefur ekki aðeins áhrif á starfsmanninn heldur vinnustaðinn og árangur stofnunarinnar. Gefðu skýra yfirlýsingu um afleiðingar sem starfsmaður getur búist við ef frammistaða hans bætir ekki eins og lýst er í áminningarbréfinu.

Mikilvægi undirskrifta

Undirskrift yfirmanns eða yfirmanns starfsmanns er mikilvæg þegar kemur að áminningu. Í bréfinu er yfirleitt yfirlýsing um að undirskrift starfsmanna sé fulltrúi þess að þeir hafi fengið bréfið. Það bendir ekki endilega til þess að þeir séu sammála innihaldi þess. Þú verður að vera nákvæmur í orðalaginu svo starfsmaðurinn skilji að hann viðurkenni kvittun ekki ranglæti.

Gefðu tækifæri til svara starfsmanna

Þú ættir að gefa starfsmanni tækifæri til að bregðast við þeim málum sem koma fram í áminningarbréfinu. Mótmælin ættu að vera skrifleg, dagsett og undirrituð af starfsmanni. Starfsmaðurinn getur verið sammála, ósammála, lýst yfir andúð og svo framvegis. Frávísanir skrifaðar af starfsmanni fylgja upphaflegu áminningarbréfunum.

Dæmi um endurgreiðslubréf

Þetta er dæmi um áminningarbréf. Sæktu áminningarbréfið (samhæft við Google skjöl og Word Online) eða sjá hér að neðan til að fá fleiri dæmi.

Dæmi um ávísunarbréf nr. 1 (textútgáfa)

Til: Jeffery Jones

Frá: George Peterson

Dagsetning: 1. september 2018

Re: Bréf um ávísun

Þetta er formlegt áminningarbréf til að láta þig vita að frammistaða þinn stenst ekki væntanlegt framlag. Í starfi þínu sem tæknilegur sérfræðingur fyrir þjónustuver, voru atvinnuvæntingarnar þróaðar af öllum hópnum sérfræðinga í tæknilegum stuðningi og stjórnanda þeirra. Þetta þýðir að þeir eru viðurkenndir staðlar fyrir frammistöðu hvers tæknilegs stuðnings sérfræðings.

Þú tekst ekki að framkvæma á eftirfarandi hátt.

• Fjöldi viðskiptavina sem þú þjónar á viku er 30% undir þeim staðli sem hinir sérfræðingarnir um tækniþjónustu styðja.
• Erfiðleikastig vandamálanna sem þú velur að bregðast við er 40% undir þeim staðli sem aðrir starfsmenn eru að ná.
• Lengdartíminn sem viðskiptavinir eyða í símanum með þér fer umfram starfsmenn um 25%.

Eins og þú sérð, í þremur mikilvægustu árangursmælingum fyrir starf þitt, þá tekst þér ekki. Leiðbeinandi þinn hefur talað við þig margoft og þú fékkst viðbótarþjálfun. Þar af leiðandi teljum við að þú sért ekki tilbúin / n að framkvæma. Þetta hefur slæm áhrif á vinnuálag annarra starfsmanna tækninnar.

Við verðum að sjá tafarlausa framför á öllum þremur sviðum árangursins eða viðbótaraðgerðum til og með starfslokum. Við höfum trú á að þú getir bætt þig. Við verðum að sjá strax framför.

George Peterson, umsjónarmaður

Marian Demark, mannauðsstjóri

Dæmi um ávísunarbréf 2 (textaútgáfa)

Til: Linda Rodriguez

Frá: Mary Wilmont

Dagsetning: 1. september 2018

Re: Bréf um ávísun

Tilgangurinn með áminningarbréfinu er að vekja athygli á því formlega að mæting þín hafi slæm áhrif á getu þína til að ljúka starfi þínu. Þótt starfsmenn sem eru undanþegnir séu launaðir séu ekki skyldir til að vinna ákveðna tíma, er fjörutíu tíma vinnuvikan venjuleg og búist er við.

Þú hefur mistekist að mæta í vinnu að minnsta kosti einn dag í viku síðan þú byrjaðir í nýju starfi þínu og vinnur aðeins þrjátíu og tvo tíma á viku. Forstöðumaður þinn hefur tilkynnt þér um framboð á fríum FMLA vegna persónulegra eða fjölskyldulækninga. Hann hefur einnig spurt þig hvort þú þurfir gistingu svo þú getir framkvæmt starf þitt á áhrifaríkan hátt.

Hann hefur lagt til að þú heimsækir starfsmannadeildina til að ræða þessi mál og mætingu þína. Þú hafnað öllum þeim þremur tækifærum sem okkur bauðst til að hjálpa þér að bæta þennan lélega árangur.

Raunveruleikinn er sá að þú getur ekki sinnt starfinu á innan við fjörutíu klukkustundum. Þú vantar fresti til að vinna verkefnin þín og seinkunin hefur slæm áhrif á störf vinnufélaga markaðsdeildarinnar. Þeir vantar fresti sína vegna þess að þú hefur ekki framkvæmt.

Að auki er óunnið starfi þínu þegar þú ert úthlutað til vinnufélaga þinn að setja vinnuálag sitt í of mikið þar sem þeir hafa nú þegar störf sem þurfa fjörutíu tíma vinnu á viku. Þetta er ósanngjarnt og við munum ekki þola þessi neikvæðu áhrif á vinnustaðinn sem hefst núna.

Við verðum að sjá strax framför í mætingu þinni eða við hættum starfi þínu. Þetta þýðir að þú verður að mæta í vinnu fimm daga vikunnar. Ef þér tekst ekki að mæta í vinnu fimm daga vikunnar geturðu ekki náð þeim markmiðum sem þú hefur fengið vinnu fyrir.

Okkar staðlaða reglur um gjaldfrjálsan tíma gefa þér sex greidda veikindadaga og tvo persónulega orlofsdaga sem þú verður að nota yfir eitt ár. Þú verður að sækja um frídaga fyrirfram.

Þú hefur þegar notað fjóra veikindadaga og alla persónulega daga þína við núverandi fjarvistir. Við ætlum okkur ekki að gefa þér meiri tíma. Þetta gefur þér aðeins tvo veikindadaga og þinn greidda orlofstíma sem þú verður að biðja um fyrirfram.

Ef þú hefur fjarveru yfir fyrirliggjandi greiddum frístundum munum við segja upp starfi þínu. Við vonum að þú skiljir hversu nálægt þér er að missa vinnuna. Þú færð ekki fleiri viðvaranir.

Kveðjur,

Mary Wilmont, framkvæmdastjóri

Thomas Credence, starfsmannastjóri

Viðurkenning starfsmanna á móttöku

Það er mikilvægt að búa til pappírsspor um áminningar aðgerða starfsmanna. Þetta ferli gerir kleift að búa til sönnun þess að starfsmaðurinn hafi fengið fullnægjandi tilkynningu um vandamál og skref - svo sem ráðgjöf - voru tekin til að ráða bót á aðstæðum.

Einföld staðfesting á kvittun til leiðbeiningar skýrir að starfsmaðurinn fékk áminningu.