12 mál HR verður að hafa í huga þegar fjallað er um fjölskylduorlof

Efni.

• Þekki reglurnar um fjölskylduorlof
• Skrifaðu formlega stefnu um leyfi fjölskyldunnar
• Samræma vinnu vegna fjölskylduorlofs
• Mundu friðhelgi starfsmanna varðandi fjölskylduorlof
• Gerðu ávinninginn aðgengilegan
• Veita sveigjanleika
• Búðu til viðbragðsáætlun
• Hugleiddu breytingar á bótum starfsmanna
• Vertu næmur
• Fagnið
• Hugsaðu um gistingu eftir barnið
• Hugleiddu viðbótarbætur fyrir starfsmenn

Kelsie Davis

Greitt eða ekki, 80% foreldra taka fjölskylduleyfi í kjölfar fæðingar barns. Svo á meðan starfsmenn foreldra sem brátt verða foreldrar eru uppteknir við að mála leikskóla og lesa „Hvað á að búast við þegar þú ert að búast við“, þá geturðu byrjað að skipuleggja fjölskyldufrí.

Þegar kemur að fjölskyldufríi verður starfsmannamál að taka til mikils herstöðva. Þú ert lagalega skyldur til að gera nokkra hluti á meðan þú verður að gera aðra til að halda áfram að fljóta og sjá um starfsmenn sem eru nýir foreldrar. Fjölskylda þín yfirgefur gátlista verður að huga að þessum tólf hlutum.

Þekki reglurnar um fjölskylduorlof

Bandaríkin eru eitt af löndunum í heiminum sem þurfa ekki greitt fæðingarorlof eða fæðingarorlof, en samkvæmt lögum um fjölskyldulæknisorlof (FMLA) þarf að veita 12 vikna launalausu leyfi fyrir hæfa starfsmenn.

Skilja þessi lög og hvað starfsmenn eiga rétt á að fá. Sem dæmi má nefna að starfsmenn þurfa ekki að taka allar 12 vikurnar í eina klumpinn - þeir geta tekið tímann með hléum.

Fæðingarmömmur, félagar og ættleiðandi foreldrar eru allir hæfir (að því gefnu að þeir uppfylli skilyrðin). Kynntu þér þessi lög, sem og önnur lög í þínu ríki. Fleiri atvinnulög eru samþykkt reglulega svo það borgar sig að vera fróður um lögin í lögsögu þinni.

Skrifaðu formlega stefnu um leyfi fjölskyldunnar

Skjalfestu stefnu fyrirtækisins varðandi fjölskylduorlof. Já, hlíta lögunum, en fyrirtæki þitt getur ákveðið aðrar upplýsingar. Hugleiddu þessa valkosti þegar þú hugsar um fjölskylduorlof.

• Ætlarðu að bjóða upp á greiddan frí í fjölskylduleyfi? Það er ekki krafist í alríkislögunum, en það eru margir kostir við það. Google jók varðveislu nýrra mæðra um 50% með því einfaldlega að bjóða upp á smá aukalega greiddan frí. Ef þú býður upp á greiddan frí, gefðu sérstaklega fram hversu mikill tími er í boði og hvaða starfsmenn eru hæfir. Til dæmis fá starfsmenn í fullu starfi x upphæð en starfsmenn í hlutastarfi koma ekki til greina.
• Mun greiddur frídagur vegna fjölskylduorlofs keyra samhliða FMLA-tíma? Ef starfsmenn fá tveggja vikna greiddan frí, ákveður hvort sá tími gangi sérstaklega eða samhliða FMLA tíma. Ef það gengur fyrir sig gætu starfsmenn hugsanlega tekið 14 vikur. Ef það gengur samtímis, þá ættirðu einfaldlega að greiða starfsmanninum tvær af þeim 12 vikum sem þeir eiga rétt á í gegnum FMLA.
• Verður þú með alheimsáætlun um fjölskylduorlof? Ef þú býður starfsmönnum upp á tímafundan tíma, ákveður hvort hvert foreldri fái nákvæmlega sömu frí tíma eða hvort mismunandi aðstæður fái aðra meðferð. Ætti fæðingarmæður til dæmis að fá tveggja vikna greiddan frí, en kjörforeldrar eða félagar sem ekki eru með fæðingu fá viku greidda? Það er undir fyrirtækinu komið, en skrifaðu niður fjölskylduorlofstefnuna þannig að farið sé með sambærilegar aðstæður.

Samræma vinnu vegna fjölskylduorlofs

Gakktu úr skugga um að stjórnendur vinni með starfsmönnum með góðum fyrirvara eftir leyfi fjölskyldunnar til að samræma vinnu meðan starfsmaður er horfinn. Fáðu allar upplýsingar sem fjallað er um, hreinsaðu frá því að senda tölvupóstinn þinn til vinnufélaga (ef nauðsyn krefur).

Þetta mun draga úr streitu á vinnufélögum og útrýma hugsanlegum flöskuhálsum. Stjórnendur geta unnið með teymi sínu til að þjálfa ábyrgð, sem kemur sér ekki aðeins vel fyrir fjölskyldutíma heldur einnig þegar þeir missa starfsmann af öðrum ástæðum.

Mundu friðhelgi starfsmanna varðandi fjölskylduorlof

Ekki allir vilja að allt fyrirtækið viti að þau búist við eða eignast barn. Og reyndar er ekki krafist að HR segi stjórnendum jafnvel sérstaklega af hverju starfsmaður er á FMLA (þó að þeir muni líklega vita af hverju augljóslega barnshafandi starfsmaður er skyndilega horfinn í nokkrar vikur).

Hugleiddu hversu opinskátt starfsmaður ræddi um meðgönguna við vinnufélaga og hegðuðu þér af virðingu. Ef starfsmaður vill dreifa myndum af nýburanum á félagssíðu fyrirtækisins, á Facebook eða með tölvupósti, frábært. En þú ætti ekki að gera það.

Gerðu ávinninginn aðgengilegan

Ávinningur er mikilvægur á meðgöngu og fæðingu og skortur á þeim eða rugli um þá skapar streitu fyrir starfsmenn. Næstum allir starfsmenn vilja ávinning samskipta sérsniðna að atburðum í lífinu. Þótt ekki sé hægt að spá fyrir um heilsufarþörf er vissulega auðveldara að sjá fyrir sér þegar einhver býst við barni.

Það er þunn lína að ganga, en veita eins mikla hjálp og mögulegt er án þess að virða persónuvernd starfsmanns virðingu. Til dæmis er óviðeigandi að segja barnshafandi starfsmanni að heilsufar þitt sé með stuðningslínu hjúkrunar nema þeir spyrji sérstaklega.

Þú hefur ekki hugmynd um hvaða val þau munu taka fyrir barnið sitt, en þú getur samt hjálpað með því að minna þau á að starfsmannahjálparáætlunin (EAP) hefur góðan stuðningsúrræði.

Vertu með öruggt kerfi á netinu þar sem starfsmenn geta nálgast upplýsingar um bætur eða gefið starfsmönnum afrit af viðeigandi pappírsvinnu. Þegar mögulegt er, beina starfsmönnum til staða þar sem þeir geta rannsakað og fundið svör. Þetta skilar sér í minni vinnu fyrir þig og gerir þeim kleift að sigla og kanna ávinninginn upp á eigin spýtur, allt með því að virða friðhelgi einkalífsins.

Veita sveigjanleika

Fólk vill sveigjanleika en draga nauðsynlegar línur. The nýr titill foreldris gerir það ekki ásættanlegt að starfsmenn í fullu starfi starfi aðeins 25 tíma á viku. Það er líklega ekki sanngjarnt að starfsmenn komi með nýja barnið sitt í vinnuna allan tímann. Það er líklega ekki mikill samningur ef Erica mætir klukkan 9:15 á meðan hún reiknar út frálagsáætlun dagvistunar.

Sveigjanleiki getur hjálpað starfsmönnum að aðlagast nýju ábyrgðinni. Starfsmenn ættu að hafa teymi fólks sem styður þá við vinnu og að bjóða upp á sveigjanlegar tíma sýnir fram á stuðning þinn.

Sumum fyrirtækjum finnst gagnkvæmt gagnkvæmt að leyfa starfsmönnum að fara hægt og rólega aftur til starfa. Að leyfa starfsmönnum að koma aftur í hlutastörf í nokkrar vikur eftir að fjölskylduorlof gefur þeim möguleika á að koma með peninga á meðan þeir verða ekki ofmetnir. Það auðveldar líka byrðarnar að hafa starfsmann út af skrifstofunni.

Ef starfsmenn nota allan sinn FMLA tíma en þurfa samt aðeins meiri tíma til að jafna sig, reyndu að lengja hann með ógreiddum orlofstíma. Ef starfsmenn eiga ekki rétt á FMLA (og samkvæmt greiddum talsmönnum foreldraorlofs, 40% starfsmanna Bandaríkjanna gera það ekki), reyndu samt sem áður að koma til móts við þá.

Búðu til viðbragðsáætlun

Sveigjanleiki getur einnig komið fyrirtækinu til góða ef beðið er um stöðubreytingu fyrir eða eftir að starfsmaður tekur foreldraorlof. Til dæmis gæti foreldri viljað skera niður tíma eða skipta nokkrum (eða öllum) vinnutíma sínum yfir í fjarvinnslu til að vera heima hjá nýja barninu sínu.

Þú ert aðeins lagalega krafinn um að endurheimta stöðu jafnlauna, bóta og álit fyrir starfsmann sem snýr aftur frá FMLA, en starfsmenn gætu unnið meira á skilvirkan hátt ef viðbótarleiðréttingar eru gerðar.

Ekki hafa öll fyrirtæki efni á að gera þessar breytingar, en stundum er gisting mögulegt. Sumir foreldrar vilja breyta vinnuáætlun sinni eftir fæðingu og kunna að skera vinnu út úr áætlun sinni. Og ekki gera ráð fyrir að aðeins kvenkyns foreldrar muni velja að láta vinnuaflið sitja eftir.

Hugleiddu breytingar á bótum starfsmanna

Með mikilli eftirvæntingu yfir nýju barni geta starfsmenn gleymt því að nýja gleðibuninn er einnig nýr háður sem þeir þurfa að bæta við sjúkratryggingaráætlanir sínar. Minntu starfsmenn á dagsetningar og glugga þar sem þeir geta og þurfa að breyta kostum í kosningum.

Aðrar bætur sem þarf að hafa í huga tengjast starfsmönnum sem taka orlof. Í ólaunuðu FMLA orlofi innheimta starfsmenn ekki launaávísun. Hvernig greiða þeir fyrir bætur iðgjöld sín?

Þú verður að taka ákvarðanir um nokkur önnur mál af stefnumótun fyrir starfsmannahandbók þína og framkvæmd.

• Ákveðið hvort starfsmenn muni halda áfram að safna fríi í leyfi sínu. Ef þeir munu ekki safnast skaltu taka tillit til þess við útreikning á fríi eða leiðrétta fyrir þetta frí í hugbúnaði fyrirtækisins.
• Ef starfsmenn snúa ekki aftur eftir fæðinguna, skaltu greiða orlofstíma endanleg launatékk ef þetta er kveðið á um í orlofstefnu fyrirtækisins.
• Athugaðu orlofstefnuna til að ákvarða hvort starfsmenn geti lagt áföllinn orlofstíma í foreldraorlofið eða FMLA-tíma sem þeir eru þegar farnir að taka.

Allar þessar upplýsingar ættu að vera með í frístundastefnu þinni. Ef þeir eru það ekki skaltu bæta þeim við þannig að farið sé jafnhátt á hvern starfsmann.

Vertu næmur

Stundum er fæðing barns ekki hátíðlegur atburður í lífi fólks. Óskipulögð meðganga gerist. Síðan fósturlát og ungbarnadauði eru hrikaleg. Starfsmaður getur valið að setja barn sitt til ættleiðingar eða slíta meðgöngu. Nálgið allar þessar aðstæður með næmi og virðingu.

Vinna með starfsmanninum og stjórnanda starfsmannsins til að meðhöndla næman umbreytingu í vinnuna. Hugleiddu einnig nokkrar kringumstæður (eins og fósturlát) í stefnu fyrirtækisins.

Sársaukafullir atburðir í lífinu eru erfiðir fyrir starfsmenn en einnig erfiðar fyrir fólkið í vinnunni sem þykir vænt um þá. Hugsaðu um hvernig fyrirtækið getur viðkvæmt (og einkaaðila) séð fyrir þessum aðstæðum fyrirfram.

Fagnið

Lítill, ágætur látbragð frá samtökunum mun minna starfsmenn á að þeir eru með hóp vinnufélaga sem heilla þá aftur á skrifstofunni. Bíddu í nokkra daga eftir fæðinguna til að ganga úr skugga um að allt gangi vel og sendu svo nokkur blóm, kort eða sjálfur. Hugleiddu hvað viðkomandi starfsmaður kann að meta og reyndu að sérsníða látbragðið.

Hugsaðu um gistingu eftir barnið

Hjá mörgum fyrirtækjum lýkur foreldrabótum ekki þegar fjölskyldufjölskyldan gerir það. Hugleiddu hvaða húsnæði starfsmenn þurfa eða kunna að meta. Í lögum um sanngjarna vinnumarkað (FLSA) er krafist þess að fyrirtæki veiti mæðrum með hjúkrun frítíma og einhvers staðar einkamál til að tjá brjóstamjólk.

Vinnandi foreldrar án dvalarfélaga þurfa líklega barnagæslu - sem er stærsti fjárhagsáætlun bandarískra fjölskyldna. Að meðaltali eyða amerískar fjölskyldur $ 9.589 á ári í barnagæslu upp á $ 28.353 fyrir umönnunaraðila heima.

Hugleiddu viðbótarbætur fyrir starfsmenn

Íhugaðu að búa til einhvers konar barnabætur fyrir starfsmenn eins og að niðurgreiða kostnað eða jafnvel bjóða upp á valkosti við barnagæslu á staðnum eða nálægt vinnu. Áttatíu og þrjú prósent starfsmanna sem hafa barnabætur í björgunarmálum segja að þetta hjálpi þeim að draga úr streitu og auka jafnvægi milli vinnu og lífs.

Þegar kemur að bótum fyrir umönnun barna munu starfsmenn kunna að meta hjálpina og einu mörkin eru í því hve skapandi þú getur nálgast bæturnar (og það sem fyrirtækið hefur efni á og rúmar).

Hjálpaðu starfsmönnum að hafa afslappaðan (ekki stressandi) fjölskylduorlof meðan þeir sjá til þess að fyrirtækinu sé nægjanlega gætt bæði meðan þeir eru farnir og þegar þeir snúa aftur.

Fylgdu reglunum og komdu leiðbeiningum til að tryggja samræmi og sanngjarna meðferð allra starfsmanna sem taka fjölskylduorlof.

Stórar breytingar á lífi starfsmanna eru spennandi og umskipti fyrir alla. Með smá skipulagningu geturðu vafrað um fjölskyldublaðið auðveldlega.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis er blaðamaður í vörumerki og talsmaður háttsettra starfsmanna HR. Hún rannsakar, greinir og skrifar til að hvetja HR til að fá sem mest út úr verkefnum sínum.