10 gagnrýnin skref til að taka með í verkefnaáætlun

Efni.

• Markmið verkefnisins
• Gildissvið verkefnis
• Áfangar og helstu afhendingar
• Uppbygging vinnubrots
• Fjárhagsáætlun
• Mannauðsáætlun
• Áætlun um áhættustjórnun
• Samskiptaáætlun
• Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila
• Breyta stjórnunaráætlun

Verkefnaáætlun er afrakstur nákvæmrar skipulagningar verkefnisstjóra. Það er aðalskjalið sem leiðbeinir því hvernig verkefni mun ganga, í samræmi við fyrirætlanir stjórnandans fyrir hvern lykilatriði verkefnisins. Þrátt fyrir að verkefnaáætlanir séu frábrugðnar frá fyrirtæki til fyrirtækis, þá eru það tíu mikilvægir þættir eða skref sem ætti að vera með í skilvirkri verkefnaáætlun til að koma í veg fyrir rugling og nauðungar spuna meðan á framkvæmd verkefnis stendur.

Markmið verkefnisins

Markmið verkefnis eru skilgreind í verkefnaskrá en þau ættu einnig að vera með í verkefnaáætluninni til að skýra nánar markmið verkefnisins eða setja skipulagsskrána sem viðauka. Sama hvernig verkefnisstjóri velur að fella markmiðin inn í verkefnaáætlunina, þá er mikilvægast að viðhalda skýrum tengslum milli skipulagsskrárinnar - fyrsta lykilskjals verkefnisins - og annars lykilskjals verkefnisins, verkefnaáætlunar þess.

Gildissvið verkefnis

Eins og markmið verkefnisins, er umfangið skilgreint í skipulagsskránni og verkefnisstjóri ætti að fínpússa frekar í verkefnaáætluninni. Með því að skilgreina umfang getur verkefnisstjóri byrjað að sýna hvernig markmið verkefnisins eða fullunnin vara mun líta út í lokin. Ef umfangið er ekki skilgreint getur það verið stækkað í verkefninu og leitt til kostnaðar umframmagns og tímafresta sem gleymdist.

Til dæmis, ef þú ert að leiða markaðsteymi til að búa til bækling fyrir vörulínu fyrirtækis, ættirðu að tilgreina hversu margar blaðsíður verður það og gefa dæmi um hvernig fullunnin vara gæti litið út.

Fyrir suma liðsmenn gæti bæklingur þýtt tvær blaðsíður en aðrir telja tíu síður vera fullnægjandi. Að skilgreina umfangið getur fengið allt liðið á sömu síðu við upphaf.

Áfangar og helstu afhendingar

Lykilárangur verkefnis kallast áfangar og lykilvörur eru kallaðar helstu afrakstur. Þeir eru báðir fulltrúar stóru íhlutanna í vinnu við verkefni. Verkefnaáætlun ætti að bera kennsl á þessa hluti, skilgreina þá og setja fresti til að ljúka þeim.

Ef stofnun tekur að sér verkefni til að þróa nýjan hugbúnað, gætu helstu afköst verið endanlegur listi yfir viðskiptakröfur og hvernig eigi að útfæra þá.

Í kjölfar þeirra gæti verkefnið haft tímamót fyrir lokið hönnun, kerfisprófun, notendaprófanir og dagsetningu hugbúnaðaruppruna. Þessi tímamót eru með vinnuvörur tengdar þeim, en þær snúast meira um ferlið en vörurnar sjálfar.

Áfangi og helstu skilafrestir þurfa ekki að vera nákvæmir dagsetningar, en því nákvæmari, því betra. Nákvæmar dagsetningar hjálpa verkefnastjórum að brjóta niður vinnuskipulag nákvæmari.

Á þessu stigi áætlunarinnar muntu búa til tímamót svo að þú getir tekið stór eða há stig afhendingar og skipt þeim niður í litlar afhendingar sem hægt er að útlista í næsta skrefi.

Uppbygging vinnubrots

Verkaskiptingarskipulag (WBS) afbyggir áfanga og helstu afrakstur verkefnis í smærri klumpur svo að einum einstaklingi sé hægt að fá ábyrgð á hverjum þætti. Við uppbyggingu á skipulagi vinnubragða telur verkefnisstjóri marga þætti svo sem styrkleika og veikleika starfsmanna verkefnis, háðsábyrgð verkefna, tiltæk úrræði og heildarfrestur verkefnis.

Verkefnisstjórar bera að lokum ábyrgð á velgengni verkefnisins en þeir geta ekki unnið verkið einir. WBS er tæki sem verkefnisstjórinn notar til að tryggja ábyrgð á verkefninu vegna þess að það segir verkefnisstyrktaraðilum, meðlimum verkefnisteymisins og hagsmunaaðila sem bera ábyrgð á því. Ef verkefnisstjórinn hefur áhyggjur af verkefni, þá vita þeir nákvæmlega hverjum hann á að mæta varðandi viðkomandi áhyggjuefni.

Fjárhagsáætlun

Fjárhagsáætlun verkefnis sýnir hversu miklu fé er ráðstafað til að ljúka verkefninu. Verkefnisstjórinn ber ábyrgð á því að dreifa þessum auðlindum á viðeigandi hátt. Fyrir verkefni sem er með söluaðilum, þá tryggir verkefnisstjórinn að afhendingu sé lokið samkvæmt samningsskilmálum og leggur sérstaka áherslu á gæði. Nokkur fjárveitingar til verkefna tengjast mannauðsáætluninni.

Það er mikilvægt að ákvarða kostnaðinn fyrir hver tímamót og framseljanlegan með því að skoða hversu mikinn tíma þarf og vinnuaflskostnaðinn sem fylgir til að ljúka verkefnunum. Kostnaður við verkefnið er bundinn við hversu langan tíma verkefnið tekur, sem fer aftur í umfang verkefnisins. Umfang, tímamót, verkefni og fjárhagsáætlun verður að vera í takt og raunhæft.

Mannauðsáætlun

Mannauðsáætlunin sýnir hvernig verkefninu verður sinnt. Stundum þekktur sem mönnunaráætlun, skilgreinir HR áætlun hverjir verða í verkefnahópnum og hversu mikinn tíma er ætlast til að hver einstaklingur taki sér fyrir hendur. Við gerð þessarar áætlunar semur verkefnisstjórinn við liðsmenn og leiðbeinendur þeirra um hve mikinn tíma hver liðsmaður getur varið í verkefnið. Ef þörf er á viðbótar starfsfólki til að hafa samráð um verkefnið en er hluti af verkefnahópnum er það einnig skjalfest í starfsmannaplaninu. Aftur er haft samráð við viðeigandi leiðbeinendur.

Áætlun um áhættustjórnun

Margt getur farið úrskeiðis í verkefni. Þó að það sé erfitt að sjá fyrir allar mögulegar hörmungar eða minniháttar hiksta er hægt að spá fyrir um marga pytti. Í áhættustjórnunaráætluninni greinir verkefnisstjóri áhættu fyrir verkefnið, líkurnar á því að atburðarásin muni gerast og áætlanir til að draga úr þeim. Til að móta þessa áætlun leitar verkefnisstjóri inntak frá verkefnisstjóra, verkefnahópi, hagsmunaaðilum og innri sérfræðingum.

Mótvægisaðgerðir eru settar á laggirnar vegna áhættu sem líklegt er að muni koma fram eða hafa háan kostnað í för með sér. Í áætluninni er tekið fram áhættu sem ólíklegt er að muni skapast og lágmarkskostnaður, jafnvel þó að þeir hafi ekki mótvægisaðgerðir.

Samskiptaáætlun

Í samskiptaáætlun er gerð grein fyrir því hvernig verkefni verður miðlað til ýmissa markhópa. Alveg eins og skipulag á verkum skiptir samskiptaáætlun ábyrgð á að klára hverja hluti til liðs við verkefnishópinn.

Í þessu skrefi er mikilvægt að gera grein fyrir því hvernig málum verður komið á framfæri og þeim leyst innan teymisins og hversu oft samskipti verða við liðið og hagsmunaaðila eða yfirmann. Hver skilaboð eru með tilnefndan markhóp. Samskiptaáætlun hjálpar verkefnastjórum að tryggja að réttar upplýsingar komist til réttra manna á réttum tíma.

Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila

Í stjórnunaráætlun hagsmunaaðila er bent á hvernig hagsmunaaðilar verða notaðir í verkefninu. Stundum þurfa hagsmunaaðilar aðeins að fá upplýsingar. Það er hægt að sjá um það í samskiptaáætluninni. Ef þörf er á meira frá hagsmunaaðilum, lýsir stjórnunaráætlun hagsmunaaðila því hvernig henni verður náð.

Breyta stjórnunaráætlun

Í breytingastjórnunaráætlun er sett fram ramma fyrir breytingar á verkefninu. Þrátt fyrir að verkefnastjórar hafi tilhneigingu til að forðast breytingar á verkefninu, eru þeir stundum óhjákvæmilegir. Skipulagsbreytingaráætlunin býður upp á samskiptareglur og ferla til að gera breytingar. Það skiptir sköpum fyrir ábyrgð og gegnsæi að styrktaraðilar verkefna, verkefnastjórar og meðlimir verkefnahópa fylgja breytingastjórnunaráætluninni.