Hvernig á að þróa áætlun um útvistun
Efni.
Miklar umræður um útvistun í fjölmiðlum gera það að verkum að það er flókið, en það er nokkuð einfalt. Jafnvel á heimilum okkar „útvistum“ við mörg verkefni: matreiðslu, viðhald grasflata okkar og umönnun barna, svo eitthvað sé nefnt. Þegar við höfum ekki tíma, fókus eða hæfileika til að vinna verkin sjálf, leitum við að einhverjum sem getur og einhvern sem vinnur verkið fyrir það verð sem við höfum efni á að greiða. Fyrirtæki vinna á sama hátt, jafnvel þó ákvarðanir þeirra geti falið í sér fleiri þætti og ákvarðanatöku.
Þróunarferli
En rétt eins og fjölskyldur taka mismunandi ákvarðanir, geta fyrirtæki tekið ákaflega mismunandi ákvarðanir varðandi útvistun. Það er ekkert sniðmát sem virkar fyrir öll fyrirtæki, en það er ferli sem öll fyrirtæki þurfa að hafa í huga:
Framkvæmd
Hér áður fyrr hafa mörg fyrirtæki ekki einu sinni vitað hvað útvistun var. Í dag vita þeir um útvistun, en átta sig kannski ekki á því hve mörg útvistun (og útvistunarlík) forrit þau starfa nú þegar: Afritstöðvar, pósthús, aðstöðustjórnun, upplýsingatækni og jafnvel hlutar lögfræðisviðs fyrirtækja. Útvistun leysir kannski ekki öll vandamál, en að læra um fyrri kynslóð samninga mun bera kennsl á ný verkefni og veita dýrmæta innsýn.
Markmiðasetning
Til að ná árangri í að búa til útvistunarforrit þarftu að skilgreina sérstök markmið, svo sem að draga úr heildarkostnaði fyrirtækja um fimm prósent, einbeita sér að skilvirkni á einum stað eða skoða aðeins aðgerðir sem eru framkvæmdar í einni viðskiptareiningu. Markmið þurfa ekki gífurleg smáatriði. Eftir því sem reynsla þín á útvistun eykst munu skilgreiningar breytast.
Þátttaka
Þú þarft þátttakendur frá mörgum sérsviðum til að veita inntak í áætlunina, til að sannreyna forsendur og veita dómgreind sérfræðinga. Þegar þú flytur frá aðalskipulagi yfir í ákveðin verkefni muntu endurtaka þetta ferli og búa til undirhópa með enn nákvæmari þekkingu.
Auðkenning
Nú þegar þú hefur markmið og sérfræðinga til að bera kennsl á og túlka upplýsingar er kominn tími til að bera kennsl á tiltekin verkefni fyrir útvistunaráætlunina þína. Sérhver fyrirtæki þróar mismunandi viðmið og er knúin áfram af menningu eins og fjárhagslegum eða rekstrarlegum greiningum, en það eru sameiginleg viðmið sem þú ættir að skoða:
- Fyrri ákvarðanir: Fyrirtækið þitt tók líklega fyrri ákvarðanir um notkun annarra en starfsmanna, svo sem starfsmannaleigna eða þjónustusamninga. Vinna með innkaup og PMO þinn (verkefnisstjórnunarskrifstofa) til að fá nánari upplýsingar. Sjáðu hvernig þeir tóku á málunum á þessum lista og settu saman lærdóm.
- Sérþekking: Ert þú að framkvæma aðgerðir eða framleiða vörur án nægilegrar sérþekkingar, eða áttu í vandræðum með að halda stjórnendum? Hefur núverandi stjórnendur áætlun til að takast á við þessi vandamál? Ef ekki, gæti þetta verið gott útvistunarverkefni.
- Gæði: Jafnvel ef aðgerð hefur fólk með rétta hæfileika og reynda stjórnendur gætirðu ekki fengið þjónustustig sem þú þarft. Framkvæmir framkvæmdastjóri kannanir viðskiptavina? Hvað eru viðskiptavinir að segja um vörur eða þjónustu? A skarð í gæðum eða skortur á áhuga á þjónustu við viðskiptavini er annar fáni fyrir útvistun.
- Kostnaður: Óvenju vanduð þjónusta er ekki endilega góð verðmæti. Hvernig bera kostnaður þinn saman við samkeppnisaðila? Framleiðir aðgerðin mánaðarlegar skýrslur: Einingakostnaður, rekstrarkostnaður, margra ára kostnaðarþróun? Ef þessi aðgerð getur ekki framleitt þessar skýrslur gæti útvistað þjónusta veitt meira gegnsæi í aðgerðum þínum.
- Mælikvarði: Þegar þú skoðar allt fyrirtækið þitt muntu gera margar óvæntar uppgötvanir. Haltu þér einbeittri! Eitt stórt verkefni er betri frambjóðandi til útvistunar en fjöldi minni verkefna. Þetta stóra verkefni mun þurfa miklu færri stjórnunar- og stjórnunarauðlindir. Haltu alhliða lista, en veldu aðeins frambjóðendur sem hafa mikil áhrif á fyrstu bylgju verkefnanna.
- Öryggi: Þú hefur nú góða hugmynd um hugsanleg verkefni. Það er kominn tími til að sía þær í samræmi við öryggisstaðla. Öryggi er flókið og umdeilt viðfangsefni. Mismunandi staðlar eiga við um mismunandi atvinnugreinar og sum fyrirtæki eru meðvitaðri um öryggi en samkeppnisaðilar. Skilja innri og iðnaðar staðla og takmarka útvistun verkefna í samræmi við það. Láttu lögfræði, upplýsingatækni, öryggi fyrirtækja, farið eftir því (ef það á við) og allar „áhættu“ deildir í umræðum þínum.
- Forgangsröðun: Hvert atriði hér að ofan (og kannski önnur einkenni) verður að skora og þá á að fá hvert verkefni fyrir sig „útvistunargildi“. Vafalaust verður mikil umræða um hvaða einkenni eru mikilvægust, ef stigagjöf þeirra er nákvæm og hvort önnur einkenni ættu að koma til greina. Ekki vera hissa ef þetta ferli stendur í marga mánuði eða jafnvel ár.
- Samskipti: Þegar þú hefur forgangsraðað hugsanlegum verkefnum hefurðu haldið marga fundi og talað við fullt af fólki. Búast við að þessar umræður verði opinberar upplýsingar í þeim deildum sem þú hefur miðað fyrir útvistun. Gerðu alltaf ráð fyrir að þessar umræður komist til starfsmanna þinna, oft í rauntíma. Vandlega ígrunduð samskipti fyrirtækja þurfa að vera undirbúin og tilbúin. Aldrei láta sögusagnir verða betri upplýsingaheimild en staðreyndir.
Framkvæmd
Í lok þessa ferlis muntu hafa fyrstu útvistunaráætlun þína. Það eru mörg fleiri skref þegar þú framkvæmir þessa áætlun: Staðfesta gögn, stofna undirnefndir fyrir tiltekin verkefni, bera kennsl á seljendur, reka flugmenn, veita samning og svo framvegis. Hins vegar að þróa áætlun þína veitir þér fyrstu og mikilvægustu skrefin.
