Hvernig á að veita varnarmönnum starfsmenn svörun

Efni.

• 10 ráð til að hjálpa þér að skila neikvæðum endurgjöf

Endurgjöf er eitt af öflugustu tækjum í tækjasal stjórnenda til að styrkja frammistöðu á vinnustað.

• Jákvæð viðbrögð beinast að því að bera kennsl á og styrkja hegðun sem stuðlar að mikilli frammistöðu.
• Uppbyggjandi endurgjöf - oft vísað til sem neikvæð viðbrögð - beinist að því að greina og stuðla að breytingum á hegðun sem skerða árangur.

Árangursrík endurgjöf er sértæk fyrir hegðunina (annað hvort neikvæð eða jákvæð) og afhent eins nálægt atburðinum og mögulegt er. Þótt áhugasamir fagmenn meta bæði jákvæð og uppbyggileg viðbrögð, eru stjórnendur oft óþægilegir við að koma þeim til skila, sérstaklega hvað sem er talið neikvætt. Í könnunum og rannsóknarrannsóknum hafa stjórnendur sem glíma við að koma með uppbyggilegar athugasemdir áhyggjur af því að þeim verði ekki líkað eða óttast þeir að skapa atvik með því að bjóða fram gagnrýni.

Með því að fylgja eftir og æfa tillögurnar sem lýst er í þessari grein getur stjórnandinn tekið ótta við að koma með neikvæðar álit og breytt samtalinu í uppbyggilegan atburð.

10 ráð til að hjálpa þér að skila neikvæðum endurgjöf

1. Fáðu tilfinningar þínar undir stjórn. Þú vilt ekki gagnrýna aðgerðir einhvers annars þegar þú ert reiður eða í uppnámi. Ef hitabylgjur eru heitir, gefðu þér tíma til að láta hlutina kólna. Þótt árangursríkar, uppbyggilegar endurgjafir séu afhentar eins nálægt atburðinum sem fram hefur komið og ef ástandið er upphitað, þá er það fínt að skipuleggja fund næsta dag.
2. Aldrei skila neikvæðum viðbrögðum fyrir framan liðsmanninns. Finndu einkastað. Haltu fundinum á skrifstofunni þinni eða skipuðuðu ráðstefnusal fyrir umfjöllun um viðbrögð þín.
3. Einbeittu þér að hegðuninni sem sést hefur en ekki viðkomandi. Mundu að tilgangur uppbyggilegrar endurgjafar er að útrýma hegðun sem dregur úr árangri. Ef einstaklingurinn skynjar að ráðist er á hann eða hún persónulega, snúa þeir sér fljótt til varnar og tækifærið til merkingarlegrar umræðu tapast.
4. Vertu nákvæmur. Árangursrík endurgjöf er sértæk. Leggur til, „Jóhannes, þú ert örugglega búinn að slá þetta upp,“ gæti verið satt, en það segir ekki Jóhannes hvað hann gerði rangt. Hið sama gildir um að segja Maríu að hún sé seint að vinna of oft. Í staðinn skaltu lýsa mjög ákveðinni hegðun og bera kennsl á afleiðingar viðskiptanna. Til dæmis: "María, þegar þú ert seinn á vaktinni, þá krefst það þess að við höldum einhverjum frá fyrri vaktinni. Þetta krefst þess að við borgum yfirvinnu; það er óþægilegt fyrir kollega þinn og það getur dregið úr gæðum ef þeir skilja ekki þitt sérstaka starf. þú skilur?"
5. Vertu tímabær. Ef þú hefur einhvern tíma fengið langan lista yfir neikvæðar athugasemdir við athugasemdir við árlega frammistöðuúttekt, skilurðu hversu einskis virði þetta inntak er löngu á eftir. Gefa skal athugasemdir af öllum gerðum eins fljótt og auðið er eftir viðburðinn.
6. Verið rólegir. Óháð því hvað þú ert í uppnámi borgar sig aldrei að missa stjórn á tilfinningum þínum. Eins og vísað er til hér að ofan, ef þú þarft tíma til að safna tilfinningum þínum skaltu fresta umræðunni nokkrar klukkustundir eða í mesta lagi á dag. Minntu sjálfan þig á að ætlunin með endurgjöf er að stuðla að umbótum og nálgast umræðuna með þessu jákvæða viðhorfi.
7. Staðfestu trú þína á viðkomandi. Það styrkir skref þrjú, en hér segirðu þeim að þú hafir ennþá trú á þeim sem persónu og getu þeirra; það er bara árangur þeirra sem þú vilt að þeir breyti. Segðu eitthvað eins og „þú ert góður þjónustufulltrúi viðskiptavina, svo ég er viss um að þú sérð þörfina á að vera þolinmóður við viðskiptavini.“
8. Hættu að tala og bjóða hinum aðilanum að taka þátt. Eftir að þú hefur sagt viðkomandi hvaða sértækar, nýlegar aðgerðir voru óviðeigandi og hvers vegna skaltu hætta að tala. Gefðu hinum aðilanum tækifæri til að svara fullyrðingum þínum og spyrja skýrari spurninga.
9. Skilgreindu og samþykktu gagnkvæmar ásættanlegar aðgerðaáætlanir. Sammála um hvaða framtíðarafkoma hentar starfsmanni. Ef það eru ákveðin atriði sem starfsmaðurinn þarf að byrja að gera eða þarf að hætta að gera, vertu viss um að þeir séu greinilega auðkenndir. Ef það er eitthvað sem þú þarft að gera, kannski viðbótarþjálfun fyrir starfsmanninn, sammála um það líka.
10. Settu upp tíma til eftirfylgni.Að setja skýran dag og tíma til að fara yfir aðgerðir og bæta er mikilvægur þáttur í endurgjöfinni. Það staðfestir ábyrgð og bætir líkurnar á framförum.

Og mundu að eftir að þú hefur skilað uppbyggilegum viðbrögðum og samið um upplausnar- og eftirfylgniáætlun skaltu halda áfram með starfið. Ekki hafa illan vilja gagnvart starfsmanni vegna þess að hann gerði mistök. Ekki sveima yfir þeim af ótta við að þeir geti gert önnur mistök. Fylgstu með frammistöðu þeirra eins og allir starfsmenn, en ekki þráhyggju.