Hvernig á að skipuleggja pappírsvinnu þína
Efni.
- Að byrja
- Safnaðu skjölunum þínum
- Flokkaðu
- Aðskilin mikilvæg skjöl
- Afrit veskið þitt
- Búðu til einfalt skjalakerfi
- Stöðugt viðhald
Flestir hugsa ekki um mikilvægt skjal fyrr en þeir þurfa á því að halda. Ef blöðin þín eru dreifð út um allt og þú ert ekki með aðalskipulagskerfi á innanríkisráðuneytinu þínu, getur þú sóað miklum tíma og orku í að leita að hlutunum. Þú gætir jafnvel tapað einhverju.
Að byrja
Með nokkrum einföldum skrefum geturðu skipulagt mikilvægu pappírsskjölin þín: Þú þarft lítinn skjalaskáp til tveggja skúffa eða færanlegan hangikjöppuskáp, hangandi skrár í sex mismunandi litum, Manila þriðja klippa, toppflipa möppur og valfrjáls eldföst öryggishólf. Eða þú getur keypt stórt bindiefni og flipainnlegg. Nú ertu tilbúinn að byrja.
Safnaðu skjölunum þínum
Áður en þú getur skipulagt öll mikilvæg skjöl þín verðurðu að finna þau. Það er stundum auðveldara sagt en gert. Athugaðu skúffur á innanríkisráðuneytinu og pappírinn sem er staflað á borðinu þínu eða borðinu. Athugaðu hrúgurnar af pappír sem ringlaðir með eldhúsborðunum þínum, svo og eldhússkúffum og körfum. Horfðu á svefnherbergishlutann og náttborð. Síðast, en ekki síst, skoðaðu tösku eða skjalatösku fyrir mikilvæg skjöl sem þú ert óvart með.
Flokkaðu
Mikilvægustu skjölin falla í einn af eftirfarandi sex flokkum. Raða öllum safnað gögnum þínum á eftirfarandi hátt:
- Heimilis- og eignaskrár: Veðlán, fasteignaverk, húsframkvæmdir og kvittanir, handbækur fyrir tæki og ábyrgð, upplýsingar um fasteignaskatt, tryggingar heimila og handbækur
- Sjálfvirkar skrár: Titlar, viðhaldsgögn, vátryggingarskírteini og upplýsingar, upplýsingar um lán og greiðslureglur
- Heilbrigðisskrár: vátryggingarskírteini, handbækur um sjúkratryggingar, skýringar á læknisfræðilegum ávinningi, læknareikninga, lyfseðilslistar, sveigjanlegar upplýsingar um útgjaldareikninga, læknisfræðilegar kvittanir, læknisfræðilegar tilskipanir, líftryggingastefnu
- Fjárhagsupplýsingar: Bankayfirlit, skattframtöl, frádráttarskýrslur, fjárfestingarskýrslur, lánaskrár, kreditkortayfirlýsingar
- Raftæki færslur: Farsímasamningar og búnaðarhandbækur; sölukvittanir og ábyrgðir fyrir tölvur, fartölvur og spjaldtölvur; kapal- og internetáætlanir og víxlar; kvittun fyrir þráðlausa leið og handbók
- Persónulegar færslur: Fæðingarvottorð, hjónabandsskírteini, skilnaðarvottorð, forræðisskjöl, upplýsingar um almannatryggingar, ónæmispróf, vegabréf, skjöl um herþjónustu, skírnar- og staðfestingargögn, erfðaskrá, útfararáætlun og upplýsingar um grafreit. Þú ættir að hafa þetta fyrir hvern fjölskyldumeðlim. Ef þú ert með gæludýr geturðu einnig haft mikilvæg skjöl þeirra á borð við dýralækningar og bóluefni í þessum flokki.
Aðskilin mikilvæg skjöl
Hægt er að geyma mikilvægustu skjölin þín í venjulegum skjalaskáp eða flytjanlegur skjalakassa. Sumir ættu samt sem áður að geyma í eldvarnarskáp eða í geymslu á staðnum svo sem öryggishólfi.
Mikilvæg skjöl eru þau sem mjög erfitt eða tímafrekt væri að skipta um. Þær geta innihaldið viðkvæmar persónulegar upplýsingar sem gætu verið í hættu með persónuþjófum ef þeim er stolið. Á sama tíma, ef heimili þitt eyðilagðist með eldi eða flóði, myndir þú vilja að þessi lífsnauðsynlegu skjöl haldist óbreytt.
Fyrir flesta væru eftirfarandi skjöl talin lífsnauðsynleg: Upplýsingar um almannatryggingar, fæðingarvottorð, vátryggingarskírteini og tengiliðaupplýsingar umboðsmanns, erfðaskrár, eignadómar, bílatitlar, vegabréf og allir samningar eða samningar sem krefjast upphaflegrar undirskriftar.
Búðu til meistaralista yfir öll nauðsynleg skjöl sem þú setur í eldföstum öryggishólfi þínum eða í geymslu valkostur á staðnum.
Afrit veskið þitt
Flest okkar eru með mikilvægar upplýsingar í veskinu okkar á hverjum degi og væri alvarlega óþægilegt ef það týndist eða stolið.
Búðu til afrit af ökuskírteini þínu, líffæragjafakorti, sjúkratryggingarkortum, félagskortum í líkamsræktarstöðinni, bókasafni, hollustuáætlunum matvöruverslana, vöruhússklúbba osfrv., Og síðast en ekki síst, öll kredit- og debetkort (afritaðu að framan og til baka). Geymið þessi eintök með öðrum mikilvægum pappírsskjölum.
Búðu til einfalt skjalakerfi
Því einfaldara sem skráningarkerfi er, því líklegra er að þú notar það á stöðugum grunni. Taktu hvern flokk mikilvægra skjala og úthlutaðu því hangandi skrá lit:
- Heimilis- og eignaskrár
- Sjálfvirkar skrár
- Heilbrigðisskrár
- Fjárhagsupplýsingar
- Raftækjaskrár
- Persónulegar heimildir
Bættu viðeigandi fjölda hangandi skráa við skjalakerfið fyrir fjölda skjala sem þú hefur í hverjum flokki.
Notaðu manila möppurnar og búðu til möppu fyrir hvert einstakt skjal innan hvers flokks. Settu möppurnar í viðeigandi litaðan hangandi skráarhluta.
Ef þú keyptir stórt þriggja hringa bindiefni og flipainnlegg, merktu flipana með sömu plötunöfnum, holuðu öll skjöl og skipulagðu þau. Ef ekki er hægt að kýla í pappírana skaltu setja þau í möppu og kýla möppuna í staðinn.
Ef pappírsvinna er ekki þinn hlutur getur þetta verið frjáls stund. Þú getur skannað öll þessi skjöl, vistað þau á harða disknum og tætt síðan frumritin.
En notaðu eigin ákvörðun þína þar sem einhver pappírsvinna er betur skilin vistuð. Geymið frumrit allra nauðsynlegra skjala. Notaðu besta dóm þinn yfir hinum. Flestar fjármálastofnanir eru ánægðar þegar þú verður pappírslaus.
Stöðugt viðhald
Þegar mikilvægu skjölin eru skipulögð, hafðu þá þannig. Þegar þú borgar reikningana þína skaltu skrá ný skjöl í viðeigandi hluta skjalakerfisins. Leitaðu á sama tíma að öllum skjölum sem þú fjarlægðir úr kerfinu í mánuðinum sem gætu verið út af skjalakerfinu. Skráðu þau aftur. Skoðaðu skjölin í skjalakerfi þínu að minnsta kosti tvisvar á ári til að athuga hvort hægt sé að hreinsa eitthvað. Góð áætlun til að fylgja eftir er á fyrsta almanaksárinu og í lok hvers skólaárs.
Með smá fyrirhöfn geturðu uppskorið langtímaávinning og sparað tíma með því að skipuleggja mikilvæg skjöl þín.
