Að nota skipurit sem stjórnunartæki

Efni.

• „Venjuleg“ skipurit
• Ruglingslegt skipurit
• Skipurit sem stjórnunartæki
• Leiðin sem það ætti að gera
• Leiðin að orgilynd ætti að vera

Skipurit, eða Orgstöflur í stuttu máli, eru notuð til að sýna fólki fyrirhugaða uppbyggingu stofnunar. Þessari „formlegu“ stofnun er ætlað að endurspegla valdaskipulag fyrirtækisins. Stundum þjóna Org-töflurnar aðeins til að rugla fólk um það hver uppbyggingin er. Þetta er yfirleitt ekki viljandi, heldur endurspeglar ruglinginn sem í hlut á.

Hins vegar er einnig mögulegt að nota Org Chart sem stjórnunartæki til að efla markmið stofnunarinnar. Við munum skoða dæmigerð dæmi um „venjuleg“ Org töflur. Við munum skoða ruglingslegt Org töflur. Að lokum munum við ræða notkun Org Chart sem stjórnunartækja.

„Venjuleg“ skipurit

Venjuleg orgeltit eru venjulega notuð til að sýna fólki fyrirhugaða uppbyggingu stofnunarinnar. Þessari „formlegu“ stofnun er ætlað að endurspegla valdaskipulag fyrirtækisins. Oft endurspeglar það aðeins ábyrgðarskipulagið. Hinn raunverulegi kraftur í samtökunum fylgir oft samskiptalínum í stað lína í Org Chart.

Töflurnar eru venjulega pýramídaformar. Þeir sýna ábyrgðarmanninum efst. Hér að neðan eru flokkaðir undirmenn, venjulega í smám saman smærri reitum. Venjulega eru einstaklingar sem eru sýndir á sama láréttu stigi í Org Chart taldir vera „jafnaldrar“ innan stofnunarinnar.

Þetta skipurit tölvudeildar Imperial College (DOC) er dæmigert fyrir pýramídakortið. Deildarstjóri hefur fimm stjórnarmenn sem tilkynna honum beint, auk aðstoðarskólastjóra og leitarnefndar. Hver stjórnarmanna hefur beinar skýrslur sínar sýndar í grænu eggjum undir nefndum sínum.

Ruglingslegt skipurit

Stundum geta Org töflur ruglað fólk saman hvað skipulagið er í raun og veru. Þetta er venjulega ekki viljandi, heldur endurspeglar rugl fólksins sem í hlut á. Ef þú ert ekki viss um starfssambönd hópsins eða breytist oft er það nánast ómögulegt að skýra þau nákvæmlega.

Kannski er algengasti staðurinn til að finna ruglingslegt Org töflur í alríkisstjórn Bandaríkjanna. Orgitafla tölvu- og stærðfræðideildar Oak Ridge National Laboratory veitir ekki hratt skilning á skipulagi stofnunarinnar. Það virðist benda til þess að ellefu aðgerðir tilkynni beint til forstjórans.

Þrátt fyrir að umfang stjórnunar (fjöldi beinna skýrslna sem stjórnandi geti í raun haft eftirlit með) sé mjög breytilegur, eigum við erfitt með að trúa því að þetta sé hagkvæm stofnun. Sumir af leiðtogum aðgerða eru líklega „jafnari.“ Ef við myndum kortleggja samskiptastreymið innan þessarar stofnunar og tímann sem hver undirmaður varði með forstöðumanninum, þyrfti líklega að endurspegla sumar beinar skýrslur sem undirmenn fyrir aðrar aðgerðir.

Skipurit sem stjórnunartæki

Orgstöflur eru venjulega viðbrögð, frekar en fyrirbyggjandi, tæki. Við höfum stofnað stofnun eða leyft að þróast og hún hefur vaxið. Það er ekki lengur ljóst fyrir fólkið innan samtakanna né fólkið sem það hefur samskipti við, hver er ábyrgur fyrir því. Svo við drögum upp slatta af kössum og línum til að sýna öllum hver gerir hvað. Svo bætum við strikuðum línum og svipuðum gervistækjum til að sýna að það sem við teiknuðum fyrst er í raun ekki alltaf raunin.

Betri kostur er þó að búa til Org Chart sem endurspeglar hvert sem þú vilt að samtökin fari, frekar en einfaldlega endurspegli hvernig það er núna. Ef þú vilt flata, lárétta skipulag, teiknaðu Org Chart á þann hátt. Sýna að sex eða átta (eða jafnvel ellefu eins og við sáum hér að ofan) tilkynna framkvæmdastjóra. Sýna að allir tíu forritararnir tilkynna beint til verkefnisstjórans.

Ef samtök þín treysta á gæðahringi eða framleiðsluteymi til að framkvæma verkefni sitt, þá ættir þú að sýna það í Orgitafla þínu. Ekki þvinga þig til að halda sig við lárétta hópa og lóðrétta línur. Ef starfsmenn þínir skilja betur hlutverk sín með því að gera það geturðu notað hringi, hvolfi þríhyrninga eða hvað annað sem þú þarft.

Það eru margar hugbúnaðarvörur á markaðnum til að hjálpa þér að sýna hvernig þú vilt að fyrirtæki þitt virki. OrgPlus er dæmi um hvers konar tæki sem hægt er að nota til að skýra marga þætti starfseminnar, þar á meðal Org Charts.

Leiðin sem það ætti að gera

Dæmið hér að neðan er framsetning Org Chart, sem heillaði mig mjög. Það var sleppt til að hefja nýtt tímabil fyrir fyrirtæki sem krafðist skapandi, nýrra aðgerða frá öllum starfsmönnum sínum.

Það sýnir glöggt flatan, lárétta uppbyggingu sem er ætlað að stuðla að samskiptum og nýsköpun. Það sýnir klárlega teymið sem er stofnað af tveimur efstu yfirmönnunum, sem gefur til kynna hvað starfsmennirnir gera ráð fyrir. Samt heldur það ótvíræðum endanlegri ábyrgð. Forsetinn er greinilega leiðandi í fyrirtækinu en allir aðrir vita að þeir þurfa að gera sitt til að ná árangri.

Leiðin að orgilynd ætti að vera

Enn er of snemmt að segja til um hvort þetta Org Chart mun hafa tilætluð áhrif. Það hefur verið til staðar aðeins nokkrar vikur. Hins vegar hafa yfirmenn fyrirtækisins greinilega notað það sem áhrifaríkt stjórnunartæki til að hjálpa til við að reka skipulag þeirra í átt að nýjum markmiðum þess.