Leiðbeiningar um faglegt bréf og tölvupóst

Efni.

Leiðbeiningar um faglegt bréf og tölvupóst
Hafðu samband
Heilsa
Bréfaskrift
Lokun
Undirskrift
Hvernig á að taka á bréfi
Sniðið samsvörun þína
Leiðbeiningar um bréfaskrif
Dæmi og sniðmát
Réttarskoðun og stafsetningarpróf

Hver er besta leiðin til að skrifa fagbréf - með pappírsbréfi eða tölvupósti? Einn er í raun ekki betri en hinn. Í sumum tilvikum er skynsamlegt að hafa samskipti með tölvupósti og stundum gætir þú þurft að senda hefðbundið, prentað og undirritað bréf. Hvort sem þú velur, það er mikilvægt að fylgja bestu faglegu bréfi og tölvupósti og leiðbeiningum varðandi snið.

Tölvupóstur er fljótlegri og auðveldari en sum tölvupóstskeyti opnast aldrei og eftir því við hvern þú ert að skrifa og hvers vegna þú ert að skrifa gætir þú þurft að senda tölvupóst með skrifað og undirritað bréf eða jafnvel hlaðið því upp á netinu.

Gerð skilaboðanna sem þú velur fer eftir því hver þú ert í samskiptum við og tilgang bréfaskipta þinna.

Öll vel skrifuð bréf innihalda nokkra hluta. Upplýsingarnar sem þú hefur með að geyma í hverjum kafla og heildarformið fer eftir því hvort þú ert að senda inn stafað bréf eða tölvupóstskeyti.

Það er grundvallaratriði að þú vitir um mismunandi hluta bréfsins og hvað ætti að vera skráður í hverjum og einum. Þú þarft einnig að vita hvernig á að taka á og skrifa undir bæði innslátt og tölvupóstsamskipti. Mismunandi hlutar bréfs eru eftirfarandi:

Hafðu samband
Heilsa (kveðja)
Bréfaskrift
Lokun
Undirskrift

Hafðu samband

Hvernig þú setur upp upplýsingar um tengiliði þína verður mismunandi eftir því hvernig þú sendir bréf þitt. Í tölvupóstskeyti verða upplýsingar þínar í lok skilaboðanna, en í skriflegu bréfi eru upplýsingar þínar efst á síðunni. Hér er það sem á að hafa í tengiliðaupplýsingahlutanum ásamt sýnishornum fyrir bæði skrifaða bréf og tölvupóst.

Heilsa

Kveðjan er kveðjuhlutinn í bréfi þínu með einhverju eins og „Kæri herra Peterson,“ eða „Til hvers það kann að hafa áhyggjur.“ Hérna er listi með dæmum um heilsa bréfa sem virka vel fyrir bréfaskipti í fagmennsku.

Bréfaskrift

Í meginmál bréfsins eru nokkrar málsgreinar. Fyrsta málsgrein ætti að innihalda kynningu og stutta skýringu á ástæðu þinni til að skrifa. Önnur málsgrein (og allar eftirfarandi málsgreinar) ættu að skýra frekar frá ástæðum þínum fyrir ritun. Síðasta málsgrein ætti annað hvort að biðja um aðgerðir frá lesandanum, ef þú ert að biðja um eitthvað, eða tilgreina hvernig þú munt fylgja eftir. Vertu viss um að gera tilgang bréfsins skýran. Lesandinn mun þurfa að vita hvað þú biður um og hvernig þeir geta hjálpað þér. Eða, ef þú býður þjónustu eða aðstoð, vertu viss um að það sé skýrt hvað þú getur veitt.

Lokun

Bréfi er lokað með hugtaki eins og „Bestu kveðjur“ eða „Með kveðju“ og síðan kommu, síðan undirskrift þín ef þú ert að senda typað bréf. Ef þú ert að senda tölvupóst, sláðu einfaldlega inn nafnið þitt eftir lokun.

Undirskrift

Lokapunktur bréfsins er undirskrift þín, sem í tölvupósti mun innihalda tengiliðaupplýsingar þínar.

Hvernig á að taka á bréfi

Það er mikilvægt að ávarpa einstaklinginn sem þú ert að skrifa formlega nema þú þekkir þá mjög vel.

Sniðið samsvörun þína

Nú þegar þú hefur allar upplýsingar sem þú þarft að hafa í skilaboðunum þínum skaltu skoða stöðluðu sniðið til að nota fyrir bréf og tölvupóstskeyti.

Leiðbeiningar um bréfaskrif

Næsta skref er að pússa bréfið þitt upp. Það ætti að vera nóg pláss á milli málsgreina og efst og neðst á síðunni. Þú vilt líka velja læsilegan, faglegan stíl og stærð letursins. Það sem þú segir mun ráðast af ástæðunni sem þú ert að skrifa, svo vertu viss um að sníða bréfið þitt að þínum persónulegu og faglegu aðstæðum.

Dæmi og sniðmát

Að nota sniðmát er frábær leið til að ræsa eigin bréf eða tölvupóst vegna þess að þú ert að byrja með grunn sniðið á sínum stað. Fylltu einfaldlega út upplýsingar þínar í viðeigandi hluta bréfsins.

Að líta á dæmi er líka gagnlegt vegna þess að þú munt fá hugmyndir um hvað eigi að segja í eigin bréfaskriftum.