Grunn verkefnisstjórnar 101

Efni.

• Hvað er verkefnastjórnun?
• Frumefni verkefnisins
• Mikilvægasti þátturinn: Gildissvið
• Auðlindir
• Tími
• Peningar
• Verkefnastjórnun er list og vísindi

Verkefnisstjórnun er einn mikilvægasti þátturinn í árangursríku fyrirtæki. Það hefur áhrif á tekjur og skuldir og það hefur að lokum samskipti við ánægju og varðveislu viðskiptavina eða viðskiptavina. Fyrirtækið þitt gæti verið með aðeins eitt verkefni í verkunum í einu, á meðan önnur stærri fyrirtæki og aðilar gætu dúllað nokkrum verkefnum í einu. Í eðli sínu eru verkefni tímabundin.

Verkefni eru leið til markmiðs og markmiðinu verður að lokum náð. Fyrirtækið þitt gæti haldið áfram í annað verkefni ... eða ekki. Það gæti hafa verið einu sinni markmið.

Verkefni hvetja til vaxandi þörfar vinnuaflsins. Verkefnisstjórnunarstofnunin áætlaði að á tímabilinu 2010–2020 bætast við meira en 15 milljónir nýrra verkefnisstjórnarstarfa um allan heim.

Hvað er verkefnastjórnun?

Verkefnisstjórnun er ekki allur rekstur fyrirtækisins. Það er aðeins einn hluti, tiltekið verkefni með ítarlega áætlun um hvernig þú og fyrirtæki þitt ætlum að ná því markmiði. Það er áætlun sem er nákvæm í röð skrefa, hver þeirra jafn mikilvæg og hin. Þú verður að ná einum til að komast almennilega yfir í þann næsta.

Hugsaðu um verkefnastjórn sem stiga sem þú verður að klifra. Þú getur ekki hoppað á toppinn. Þú verður að taka það hringt með því að hringja til fyllstu hagkvæmni. Lið þitt verður að beita þeim tækjum sem þeim eru gerð aðgengileg svo og sérfræðiþekking þeirra og þekkingu til að framkvæma hvert skref og halda áfram í það næsta.

Það er nógu auðvelt að segja að þú viljir komast í reit A, svo þú ætlar að taka 25 skref í þá átt. En þú verður einnig að taka tillit til tímasjónarmiða í verkefnaáætlun þinni og þú verður líklega að vinna innan fjárhagsáætlunar. Þú gætir skriðið þessi 25 skref eða skokkið. Það fer eftir því hversu fljótt þú verður að komast þangað til að verkefninu ljúki. Þú getur sparað peninga með því að ferðast fótgangandi, eða þú getur ráðið bílstjóra. Það fer eftir fjárhagsáætlun sem þú hefur tileinkað verkefninu.

Það er engin nálgun, kerfi eða áætlun í einni stærð sem passar öllum. Hvert verkefni sem þú og fyrirtæki þitt takast á við mun líklega hafa tímalínu, markmið og fjárhagsáætlun. Þess vegna er svo mikilvægt að hafa kunnátta, hæfileikaríkan verkefnisstjóra til staðar til að keyra sýninguna.

Frumefni verkefnisins

Árangursrík verkefnisstjóri verður samtímis að stjórna fjórum grunnþáttum verkefnisins. Þessir þættir tengjast innbyrðis.

• Umfang: Þetta felur í sér stærð, markmið og kröfur verkefnisins.
• Aðföng:Þú þarft fólk, búnað og efni á sínum stað.
• Tími: Þetta tekur ekki bara til hversu mikils tíma verkefnið mun taka í heildina. Það verður að skipta niður í tímalengdir verkefna, ósjálfstæði og gagnrýni.
• Peningar:Taktu þétt um kostnað, óvissu og hagnað.

Mikilvægasti þátturinn: Gildissvið

Umfang verkefnisins er skilgreiningin á því hvað verkefninu er ætlað að ná og fjárhagsáætlunum tíma og peninga sem hafa orðið til til að ná þessum markmiðum. Allar breytingar á umfangi verkefnisins verða að hafa samsvarandi breytingu á fjárhagsáætlun, tíma, fjármagni eða öllum þremur.

Ef umfang verkefnisins er að reisa byggingu til að hýsa þrjár búnaðir á fjárhagsáætlun $ 100.000, er gert ráð fyrir að verkefnisstjóri geri það. Ef umfangi er breytt í byggingu fyrir fjórar búnaðir, verður verkefnisstjórinn að fá viðeigandi breytingu á tíma, peningum og fjármunum.

Auðlindir

Það eru þrír þættir að skilja og stjórna auðlindum: fólk, búnaður og efni.

Árangursrík verkefnisstjóri verður í raun að stjórna þeim úrræðum sem verkefninu er úthlutað, þar á meðal meðlimir verkefnahópsins, starfsmenn söluaðilans og undirverktakar. Hann verður að sjá til þess að starfsmenn hans hafi hæfileika og tæki sem þeir þurfa til að ljúka verkinu og hann verður stöðugt að fylgjast með hvort hann hafi næga menn til staðar til að ljúka verkefninu á frest. Starf hans er að tryggja að hver einstaklingur skilji verkefnið og fresti verkefna.

Háttsettur félagi hvers hóps starfsmanna segir til verkefnisstjórans þegar hann stýrir beinum starfsmönnum, en starfsmenn gætu einnig haft línustjóra sem veitir tæknilegar leiðbeiningar. Í fylkisstjórnunarástandi eins og verkefnahópur er starf verkefnisstjórans að veita verkefnastjórnun til línustjóra. Að stjórna undirverktökum vinnuafls þýðir venjulega að stjórna teymisstjórninni fyrir þá starfsmenn sem eru í undirverktökum, sem aftur stjórna þessum starfsmönnum.

Verkefnisstjóri verður oft að afla búnaðar og efna og stjórna notkun þeirra líka svo að teymið geti starfað á skilvirkan hátt. Hann ber ábyrgð á því að hafa viðeigandi búnað og efni á réttum stað á réttum tíma.

Tími

Þrír þættir árangursríkrar tímastjórnunar eru verkefni, áætlun og mikilvæg leið.

Búðu til verkefnisáætlunina með því að skrá í röð öll þau verkefni sem þarf að klára. Sumt verður að gera í röð á meðan aðrir geta skarast eða verið gerðir í takt. Úthlutaðu tímalengd hverju verkefni. Úthlutaðu nauðsynlegum fjármunum. Finnið fyrirrennara - hvaða verkefnum verður að vera lokið fyrir aðra - og eftirmenn, verkefnin sem geta ekki byrjað fyrr en eftir að hvert öðru verkefni er lokið. Þessum þætti verkefnastjórnunar er stundum vísað til stjórnun fossa vegna þess að eitt verkefni fylgir öðru í meira eða minna röð.

Hugbúnaður fyrir verkefnastjórnun getur einfaldað það verkefni að búa til og stjórna verkefnisáætluninni.

Sum verkefni hafa smá sveigjanleika í upphafs- og lokadagsetningum. Þetta er kallað „fljóta“. Önnur verkefni hafa engan sveigjanleika. Þeir hafa núll fljóta. Lína í gegnum öll verkefnin með núll floti er kölluð gagnrýna leið. Öllum verkefnum á þessari braut - og það geta verið margar, samsíða slóðir - verður að ljúka á réttum tíma ef verkefnið lýkur innan frests. Lykilstjórnun verkefnisstjórans er að fylgjast með mikilvægum leið.

Peningar

Þrjú sjónarmiðin við að stjórna peningum eru kostnaður, óviðeigandi og hagnaður.

Hvert verkefni hefur kostnað, hvort sem það er vinnutími tölvuforritara eða kaupverð á rúmmetra garði úr steypu. Hver og einn af þessum kostnaði er áætlaður og samanlagður við undirbúning fjárhagsáætlunar verkefnisins.

Sumar áætlanir verða nákvæmari en aðrar. Fjárhagsáætlun verkefnisins ætti því að fela í sér viðbragðsgreiðslur - peningar sem eru lagðir til hliðar í fjárhagsáætluninni „bara ef“ raunverulegur kostnaður hlutar er mjög frábrugðinn áætluninni.

Hagnaður er peningar sem fyrirtækið vill græða á verkefninu. Það er sett ofan á kostnaðinn.

Svo fjárhagsáætlun verkefnisins er samsett af áætluðum kostnaði, auk viðbúnaðar, auk allra hagnaðar. Starf verkefnisstjórans er að halda raunverulegum kostnaði við eða undir áætluðum kostnaði og hámarka þann hagnað sem fyrirtækið aflar af verkefninu.

Verkefnastjórnun er list og vísindi

Árangursrík verkefnastjórn tekur æfingar. Þessar hugmyndir geta veitt þér grunnskilning á verkefnastjórnun en íhuga þær aðeins sem upphaf. Ef starf þitt eða starfsferill felur í sér verkefnastjórnun og ef þú vilt bæta færni þína skaltu ræða við árangursríka verkefnastjóra, lesa og æfa. Verkefnisstjórnun getur verið mjög gefandi ferill.