Hvernig á að búa til skilvirkt áhættuskrá verkefnis

Efni.

• Góð hönnun á áhættuskrá
• Láttu rétta reitina fylgja
• Viðbótarráðstafanir
• Annar kostur
• Umferðarljós
• Öryggisaðgerðir
• Yfirlit yfir áhættusnið
• Það snýst allt um samskipti

Áhættustýring þarfnast reglulega að bera kennsl á nýja áhættu, svo og endurskoða núverandi áhættu og skipuleggja mótvægisaðgerðir. Of oft lakast áhættuskrá verkefnis í skjalakerfinu — hún er búin til við upphaf verkefnis og gleymist síðan. En með réttri hönnun og stefnu er mögulegt að halda uppi skilvirku, uppfærðri áhættuskrá verkefnis.

Góð hönnun á áhættuskrá

Ein leið til að hvetja til þátttöku í áhættustýringu er með góðri áhættuskráhönnun. Rétt snið mun fljótt koma öllum áhættustigum í verkefninu á framfæri við þig og aðra starfsmenn verkefnisins.

Það ætti að gera notendum kleift að nálgast auðveldari upplýsingar um einstaka áhættu þegar þess er þörf. Þetta hvetur aftur á móti alla til að hugsa hvað varðar áhættu - að sjá nýja sem koma upp og fylgjast með og grípa til aðgerða til að draga úr núverandi áhættu.

Láttu rétta reitina fylgja

Að lágmarki ætti áhættuskráin þín að innihalda einstakt auðkenni fyrir hverja áhættu, lýsingu á henni, aðgerðum sem gera skal til að bregðast við og eigandi verkefnisins.

Lýsingarnar ættu að vera stuttar og til marks. Til dæmis, áhætta sem er auðkennd sem „regnskemmdir“ gæti falið í sér þessa lýsingu: „Mikil rigning gæti flóð tún og valdið ræktun á ræktun.“

Viðbótarráðstafanir

Þú gætir viljað fela í sér magnmælingar á líkum, áhrifum, heildaráhættu og afgangsgildum í kjölfar mótvægis við áhættusamari verkefni.

Tölulegir reitir sem eru reiknaðir sjálfkrafa geta verið gagnlegir ef þú notar áhættumatsaðferð eins og Monte Carlo aðferðina. Önnur gagnleg svið eru ma dagsetningar, áhættuflokkur, flokkur áhættusviðs, nálægð, mótvægiskostnaður og staða.

Það eru engin takmörk fyrir fjölda reita sem þú getur tekið með, en aðeins lykilreitir ættu að birtast á listasviði. Forðastu að yfirgnæfa notendur með því að setja óþarfa smáatriði á listasviðsstiginu. Helst geta áhorfendur sem þurfa frekari upplýsingar smellt í smáatriðin.

Annar kostur

Þú gætir viljað búa til gagnagrunn um áhættuskrá fyrir hvert verkefni svo að þú hafir ekki takmarkað við venjulegt reit. Þó að þú getir notað töflureikni til að fylgjast með verkefnum þínum - sérstaklega smærri verkefnum - gæti það verið árangursríkara fyrir þig að nota gagnagrunn sem búinn var til með hugbúnaði eins og Kahootz eða Podio. Þessi forrit geta gert það auðveldara að bæta við skjölum og miklu magni af texta þegar nauðsyn krefur.

Umferðarljós

Það er erfitt að berja umferðarljósakerfið fyrir sjónræn áhrif. Notendur vita að rauður þýðir mikla áhættu, gulbrú þýðir meðalhættu og grænn er lítil áhætta. Þessar skjótu sjónrænu vísbendingar hjálpa lesendum að skanna upplýsingar hraðar.

Öryggisaðgerðir

Þú gætir viljað hvetja til þátttöku með því að leyfa öllum meðlimum verkefnisteymisins og kannski einhverra hagsmunaaðila að skoða áhættuskrána. Samt sem áður ættir þú að setja aðgangsheimild notenda þannig að skránni sé aðeins hægt að breyta af lykilhöfundum og áhættumönnum. Þú þarft að fá úttekt á því hver breytti hvað og hvenær.

Yfirlit yfir áhættusnið

Háttsettir aðilar í verkefninu og hagsmunaaðilar gætu ekki haft tíma til að melta lista yfir alla áhættu. Fyrir þá gefur yfirlit yfir áhættusnið skjót mynd af heildaráhættu verkefnisins. Það sýnir fjölda áhættu við hvert líkindi og áhrifastig.

Það snýst allt um samskipti

Mundu að áhættuskrá verkefnis skráir ekki bara áhættu og mótvægisaðgerðir. Það er samskiptatæki sem virkar samstarfsmenn þína við áhættustjórnun. Hönnun þín ætti að endurspegla þetta markmið með mismunandi sjónarmið fyrir mismunandi markhópa.