Ábendingar um ábyrgð verkefnisstjórnar
Efni.
- Tala á ábyrgð á Kickoff fundinum
- Auðkenndu samtengd verkefna
- Fáðu opinberar skuldbindingar vegna aðgerða
- Fylgdu opinberlega eftir aðgerðum
- Takast á við lélega frammistöðu
- Stigið upp frammistöðuvandamál þegar það er nauðsynlegt
Ábyrgð, sem skiptir sköpum fyrir velgengni hvers verkefnis, þýðir ekki að verkefnisstjóri verði að barnapössa, fara í örvum eða sjá um brjóstið á fólki til að gera hlutina. Slík tækni hefur oft í för með sér deilur og fjandskap í garð verkefnisstjórans. Frekar en að vera eini einstaklingurinn sem heldur fólki til ábyrgðar er betri nálgun sem verkefnisstjórinn getur gripið til með því að styrkja allt teymið til að halda uppi ábyrgð verkefnisins. Hér eru sex leiðir til að byggja upp ábyrgð í verkefni:
Tala á ábyrgð á Kickoff fundinum
Spyrnufundur verkefnisins er tími til að fá verkefnahópinn spenntan fyrir verkefninu og setja væntingar um hvernig verkefnið mun ganga. Það er mikilvægt að setja ábyrgðarhlutverk sem grunnatriði verkefnisins.
Á kickoff fundinum gera verkefnisstyrktaraðili og verkefnisstjóri væntingar sínar skýrar. Styrktaraðili verkefnisins bendir á hvernig þeir munu halda verkefnisstjóranum til ábyrgðar og hvernig verkefnisstjórinn mun bera alla aðra til ábyrgðar.
Ábyrgð stöðvast ekki þar. Byggir á þessum atriðum lætur verkefnisstjórinn liðsmenn vita að þeir búast við að þeir geri þeim einnig verkefnastjóra ábyrga. Verkefnisstjórinn tekur einnig fram hvernig þeir búast við því að liðsmenn muni bera ábyrgð á hvor öðrum. Hvatt er til að hringja hvert í annað, svo framarlega sem allir liðsmenn viðhalda fagmennsku og virðingu gagnvart öðrum.
Þessar yfirlýsingar koma á skýru ábyrgðarkerfi. Verkefnisstjórinn er að lokum ábyrgur fyrir velgengni verkefnisins, en til að ná árangri, reiknar verkefnisstjórinn með því að allir séu ábyrgir og geri hvor aðra til ábyrgðar.
Auðkenndu samtengd verkefna
Verkefni nær nær alltaf innbyrðis verkefnum. Sumt þarf að gerast í röð til að verkefnið nái árangri. Þegar verkefnisstjóri leggur liðinu upplýsingar um verkefni, ætti verkefnisstjórinn að vera viljandi um að draga fram hvernig verkefnin skerast.
Stundum keyra verkefni samtímis. Það getur gerst af nauðsyn eða í þágu hagkvæmni. Eftir að verkefnunum er lokið eru vinnuafurðir þeirra notaðar í næsta verkefni. Ábyrgðaskipan virkar eins og í dæminu hér að ofan. Þeir sem vinna að verkefninu sem á eftir stendur taka þá sem vinna að verkefnunum á undan ábyrgir.
Með því að verkefnisstjórinn sýnir liðsmönnum hvernig verkefni tengjast hvert öðru og hvernig hver liðsmaður þarf að vinna góða vinnu í þágu annarra liðsmanna hvetur verkefnisstjóri liðsmenn til að bera hver annan ábyrgð.
Ef einn liðsmaður getur ekki byrjað verkefni fyrr en annar liðsmaður hefur klárað verkefnið, þá hefur sá sem er háð liðinu hagsmuna að gæta í velgengni annars liðsheildarinnar og mun gera þann liðsmann ábyrgan fyrir tímanlega og vandaðri frammistöðu.
Fáðu opinberar skuldbindingar vegna aðgerða
Ein af ástæðunum sem verkefnisstjórar halda teymisfundi er að ákvarða næstu skref út frá því hvernig verkefninu hefur gengið. Þegar mögulegt er ættu hlutirnir að fara samkvæmt áætlun en þegar óvænt mál koma upp þarf að meðhöndla þau.
Sama hverjir eru sammála um að höndla mál, sá liðsmaður sem tekur að sér verkefnið, verkefnisstjórinn ætti að skjalfesta hvað er að gera og hvenær því ætti að vera lokið.
Aðgerðaratriðið ætti þá að vera með í fundarbréfum eða í aðgerðaratriðaskrá. Mismunandi heimspeki verkefnastjórnunar gerir þetta á annan hátt. Lykillinn er að skrifa niður aðgerðaratriði til framtíðar.
Fylgdu opinberlega eftir aðgerðum
Þegar liðsmenn skuldbinda sig verður allt liðið að geta treyst því að verkefninu sé lokið. Að skrifa niður þessar skuldbindingar er frábært, en verkefnunum þarf að vera lokið.
Þegar verkefnum er úthlutað ætti verkefnisstjórinn að fylgja eftir til að tryggja að liðsmenn haldi sig við orð sín. Það besta við að deila ábyrgð er að verkefnastjórar þurfa ekki að vera slæmur strákur.
Þegar verkefnisstjórinn hefur komið sér upp andrúmsloft ábyrgðar er engin þörf á því að verkefnisstjórinn lamast á einhvern sem fylgir ekki eftir. Virkni hópsins mun sjá um ástandið. Jafningjaþrýstingur getur virkað jákvætt. Verkefnisstjórinn þarf aðeins að vekja athygli á aðgerðarliðnum og láta ábyrgðarmann tala.
Af og til gæti verkefnisstjórinn þurft að spyrja spurninga um hvers vegna skuldbinding var ekki uppfyllt, en venjulega mun ábyrgðaraðili koma fram um mistök, rangar útreikninga eða hindranir og gera nýja skuldbindingu til að klára upphaflega aðgerðina og hugsanlega til að friðþægja fyrir fallið í frammistöðu.
Takast á við lélega frammistöðu
Slæm frammistaða verkefnismeðlima er vandamál sem verkefnisstjórar verða að takast á við skjótt og diplómatískt. Ef aðrir aðilar í verkefnahópnum sjá lélega frammistöðu þola mun hvatning þeirra dýfa og árangur þeirra mun líklega minnka í samræmi við það.
Samt sem áður geta verkefnastjórar ekki verið sjóðsaukar og skorið niður lélegan flytjanda þegar þeir uppfylla ekki væntingar. Það er jafnvægisaðgerð milli þess að meðhöndla hlutina hratt og meðhöndla þá á mannúðlegan hátt.
Léleg frammistaða hverfur ekki af sjálfu sér. Ekki er hægt að leyfa að sitja lengi, en samt verða verkefnastjórar að hafa lélegum flytjendum tíma til að leiðrétta hegðun sína þegar þeim hefur verið vakin athygli.
Stigið upp frammistöðuvandamál þegar það er nauðsynlegt
Ef meðhöndlun lélegrar frammistöðu einn-á-mann virkar ekki, verður verkefnisstjórinn að auka hlutinn til leiðbeinanda liðsmannsins. Ef það tekst ekki getur styrktaraðili verkefnisins þurft að grípa inn í.
Áður en verkefnisstjóri stigmagnar verkefnið ætti verkefnastjóri að nota alla aðra valkosti. Ef um er að ræða lélega frammistöðu ætti verkefnisstjórinn að vera sérstakur við verkefnisstyrktaraðila og gera tillögur um lausn á málinu.
Ef verkefnisstjórinn vill að liðsmaðurinn hafi ráðlagt af annarri línumannstjóra, til dæmis, ætti verkefnisstjórinn að segja það. Ef verkefnisstjórinn vill að liðsmanni verði skipt út ætti verkefnastjóri að gera slíka beiðni. Verkefnisstjórinn ætti að bjóða upp á valkosti og varpa ljósi á kosti og galla hvers valkosts.
