Aðferðir fundarstjórnunar hjálpa til við að bæta framleiðni

Efni.

• Fundur stjórnunarlykill - Standa PAT
• Byrjaðu fundi þína á réttum tíma
• Haltu fundinn um málefni
• Haltu og dreifðu fundarbréfum / fundargerðum
• Aðalatriðið

Við eyðum miklum hluta starfsævi okkar á fundum. Í mörgum tilvikum leiða slæmir starfshættir fundarstjórnar til þess að þátttakendur notuðu tíma án afurða. Í tengdri grein bjóðum við upp á leiðbeiningar um að breyta fimm sameiginlegum atburðarásum í afkastamikið atvik. Hér eru viðbótarhugmyndir til að styðja við að styrkja notagildi, framleiðni og áhrif funda.

Fundur stjórnunarlykill - Standa PAT

Sumir stjórnendur ráða P.A.T. nálgun á fundi, þar sem krafist er a Blsurpose, an Agenda, og a Tumgjörð. Að herja þátttakendur með þessum mikilvægu samhengisatriðum fyrir fundinn tryggir að fólk mætir tilbúið til að taka þátt og styðja heildaráætlun fundarins. Skýr P.A.T. yfirlit hjálpar til við að tryggja afkastamikill fundur.

Þú ættir að geta skilgreint tilgang fundarins í mesta lagi 1 eða 2 setningar. „Þessi fundur er að skipuleggja nýju markaðsherferðina“ eða „þessi fundur er til að fara yfir nýja stefnu skipanna um meðhöndlun skila.“ Tilgangurinn hjálpar til við að tryggja að allir viti hvers vegna þeir eru þar, hvað þarf að gera og hvernig á að leiðbeina framförum og keyra að niðurstöðu.

Settu dagskrá. Listaðu upp atriði sem þú ætlar að fara yfir / ræða / skoða. Okkur langar til að úthluta tímamörkum á hvern dagskrárlið (sjá hér að neðan) og bera kennsl á þann sem ber ábyrgð á stjórnun umræðunnar. Settu tímaramma; að minnsta kosti setja upphafs- og lokatíma. Við mælum einnig með að setja tímalengd fyrir hvert atriði á dagskránni. Þetta ætti að ná til heildar tímaramma.

Byrjaðu fundi þína á réttum tíma

Ef þú vinnur í einni af þessum menningarheimum þar sem fólk streymir á fundi alla leið þar til fimm eða tíu mínútum eftir áætlaðan upphafstíma er kominn tími til að hefja nýja stefnu. Eitt fyrirtæki hvetur stjórnendur sína til að loka dyrunum á áætluðum upphafstíma og þeir sem eru seinir eru ekki velkomnir að mæta. Þó að þetta gæti verið meira draconian en þér þykir vænt um að bregðast við, ættirðu ekki að hafa neina hæfileika til að koma fundinum í röð, endurskoða tilganginn og staðfesta væntingar og tímasetningu.

Ekki bíða eftir að stragglers mæta. Þegar einhver kemur seint skaltu ekki fara aftur og fara yfir það sem þegar hefur verið fjallað um. Haltu áfram með fundarefnið þitt. Þetta mun vera óþægilegt fyrir straggler og bæta líkurnar á því að hann / hún komi á réttum tíma á næsta fund.

Ef skipuleggjandi / styrktaraðili fundarins mætir ekki á réttum tíma, skaltu íhuga fundinn sem hættan er og fara aftur til vinnu. Fimm til sjö mínútna biðtími er sanngjarn. Stuðlar eru að því að skipuleggjandi fundarins lenti í óvæntum erfiðleikum og vildi helst að þú eyðir ekki tíma þínum í að bíða eftir honum / henni.

Haltu fundinn um málefni

Góð framkvæmd er að úthluta einhverjum því hlutverki að halda öllum á réttri braut meðan á fundinum stendur. Of oft dreifast umræður og niðurbrjóta þær til að flækjast fyrir skoðunum, hugmyndum, staðreyndum og tilfinningum. Í staðinn skaltu framselja hlutverkið og upplýsa alla sem mæta þar að þessi einstaklingur muni taka sig til hlés ef og þegar umræða bregst út af dagskrá og sérstökum atriðum umræðunnar. Í sumum fyrirtækjum er vísað til þessa hlutverks sem „Umferðarstofa“, í öðrum, „Málefnihaldari.“ Óháð merkimiðanum er hlutverkið afar gagnlegt til að styrkja skilvirkni og framleiðni fundanna.

Ef fleiri málefni koma upp sem eru ekki á dagskrá en mikilvægt er að ræða, ætti að taka þau skýrt og setja þau á „bílastæðið“ til framtíðar til umfjöllunar og umræðu eða fyrir stakan fund. Fundar eigandi áskilur sér rétt til að leyfa minniháttar ólíkar umræður ef það styður heildar fundar tilganginn.

Haltu og dreifðu fundarbréfum / fundargerðum

Einhver, annar en skipuleggjandi fundarins, ætti að halda fundargerðir um fundinn. Góð upptaka af fundargerðinni mun innihalda:

• Fundartími, dagsetning, staðsetning
• Lýsing á tilganginum
• Afrit af dagskrá
• Listi yfir fundarmenn og listi yfir þá sem ekki mættu
• Ítarleg yfirlit yfir niðurstöður, aðgerðaatriði, skyldur og dagsetningar til að ljúka. Margir tilkynningaraðilar nota dagskrána sem leiðbeiningar við skráningu ályktana og aðgerða.
• Fyrirhugaður eftirfylgingarfundur ef þörf krefur.

Helst dreifið fundarbréfunum eins fljótt og auðið er eftir fundarlok og algerlega innan eins viðskiptadags. Fundargerðin og athugasemdirnar eru mikilvæg áminning fyrir þátttakendur sem og upplýsingaheimild fyrir aðra hagsmunaaðila eða fyrir þá sem misstu af fundinum. Fundargerðin er frábært tæki til að nýta til að minna fólk og teymi á framfylgdaraðgerðir sínar.

Aðalatriðið

Hugsanlegt er að fundur leiði til jákvæðrar niðurstöðu, hjálpi til við að knýja fram verkefni og fólk áfram, bara treysti ekki til þess. Nokkur kostgæfni og vísvitandi styrking á fundarstjórnunartækjum þínum mun bæta líkurnar á því að ná frábærri niðurstöðu.