Gefðu yfirmanni sjálfstraust þitt með áætlun um áhættustjórnun

Efni.

• Hvað er áhættustýring í verkefnastjórnun?
• Skipulagning áhættustýringar
• 5 þrepa áhættustjórnunarferli
• Skref 1: Hefja
• Skref 2: Þekkja
• Skref 3: Metið
• Skref 4: Skipuleggja svör
• Skref 5: Framkvæmd

Bestu verkefnastjórarnir bera fullt traust línustjóra síns og styrktaraðila verkefnisins. Framkvæmdastjórarnir að baki verkefnum sínum trúa þeim þegar þeir segjast þurfa aukafjárveitingu, meira fjármagn eða hjálpa til við að leysa vandamál.

Þegar þú ert að vinna í áhættusömum aðstæðum þarftu réttan búnað. Eins og göngumaður með bakpoka af reipi og stígvélum þarftu tæki til að takast á við verkefnaáhættu líka.

Þú getur aukið sjálfstraust stjórnandans á verkefninu með áætlun um áhættustjórnun. Einfalt fimm þrepa ferli getur breytt gríðarlega því hvernig yfirmaður þinn sér verkefnið þitt (og þú).

Hvað er áhættustýring í verkefnastjórnun?

Áhættustjórnun í verkefnastjórnun er ferlið við að bera kennsl á, meta og bregðast við verkefnaáhættu.

Verkefni áhættu eru hlutir sem geta haft áhrif á verkefnið (jákvætt eða neikvætt, en almennt túlkar fólk áhættu sem atburði sem hefðu neikvæð áhrif á verkefnið).

Hvort sem verkefnið þitt er stórt eða lítið, þá mun það fylgja áhættu. Þessar áhættur geta verið allt frá hættunni á að skrúðganga skólans þíns renni til áhættunnar á verðhækkun í mikilvægum þætti nýju hringrásarinnar þinnar.

Verkefni áhættu, ef ekki er stjórnað rétt, getur gert það erfiðara að skila verkefninu með góðum árangri. Ómerkt áhætta getur bætt tíma við áætlun þína, unnið að tíma þínum og peninga í fjárhagsáætlun þína. Stjórnendur fara í taugarnar á þessu tagi. Allt þetta er hægt að forðast með áhættustjórnunaráætlun.

Skipulagning áhættustýringar

Áhættustjórnunaráætlun er frábær leið til að auka sjálfstraust þitt á getu verkefnisteymis þíns til að skila - og það hellist út í að auka sjálfstraust stjórnandans. Þú vilt að þeir trúi því að þú getir gert það og þú vilt að þeir séu meðvitaðir um hvað gæti hindrað þig í að skila verkefninu með góðum árangri. Áhættustjórnunaráætlun er fullkomið tæki til að gera það.

Og giska á hvað? Það er mjög auðvelt að byrja.

Áhættustýring verkefna er einfalt fimm þrepa ferli. Við skulum ekki gera það flóknara en það þarf að vera. Þetta er eitthvað sem þú getur byrjað á í dag, búið þig til að ræða það á næsta fundi þínum og hafa því lokið þar sem einhver er að slá upp fundargerðirnar.

5 þrepa áhættustjórnunarferli

Eins og með svo marga hluta verkefnisstjórnar er áhættustýring ferli. Skrefin fimm eru:

1. Hefja
2. Þekkja
3. Meta
4. Plan svör
5. Útfæra

Ef þessi hugtök þýða ekki mikið fyrir þig núna, vinsamlegast haltu við það - ég ætla að útskýra þetta allt.

Skref 1: Hefja

Í fyrsta lagi viltu setja samhengi fyrir áhættustjórnun þína í verkefnisstjórnunarumhverfi þínu.

Það er líklega ekki mjög mikil vinna hér vegna þess að einhver í fyrirtækinu þínu mun þegar hafa útbúið áhættustefnu fyrirtækja og allt sem þú þarft að gera er að elta hana. Þetta mun útskýra nálgun fyrirtækisins við áhættu og gæti jafnvel umboð sniðmátana sem þú þarft. Sniðmát sparar þér alltaf vinnu, svo vertu líka hjá þeim!

Jafnvel ef þú ert ekki með stefnu um áhættu fyrirtækja, getur einhver annar sem stýrir verkefnum meðfram þér haft áætlun um áhættustýringu sem þú getur afritað. Af hverju að finna upp hjólið aftur? Endurnotkun skjala er nauðsyn ef þú vilt spara tíma og gera meira.

Notaðu það sem þú hefur fundið út til að búa til áætlun um áhættustjórnun fyrir verkefnið þitt. Þetta er hluti af heildar verkefnisstjórnunaráætlun þinni og talar um hvernig þú ætlar að nálgast stjórnun áhættu vegna verkefnisins.

Ef þú veist ekki hvað þú átt að setja í það, lestu áfram! Næstu skref gefa þér betri hugmynd um hvað þú átt að tala um í áhættustjórnunaráætlun þinni.

Þetta bætir sjálfstraustið með: Sýnir stjórnanda þínum að þú hafir nálgun til að takast á við óvissu um verkefnið þitt og að þú ætlar að taka virkan stjórn á áhættu.

Skref 2: Þekkja

Þegar þú hefur fengið nálgun sem lýst er geturðu byrjað að vinna með hana.

Nú þekkir þú áhættu sem mun hafa áhrif á verkefnið þitt. Þetta er aðeins skyndimynd í tíma og áhættuskráin er eitthvað sem þú vilt koma aftur og aftur til að tryggja að allt nýtt sé komið á þar líka.

Þú getur greint áhættu með því að nota gátlista yfir algengar áhættur, taka viðtöl við hagsmunaaðila um verkefnið (sérstaklega erfiðu hagsmunaaðilarnir þar sem þeir hafa yfirleitt mikið að segja um það sem gæti farið úrskeiðis), hugleiðingar og nota skynsemi þína.

Þú ert að leita að hlutum sem gætu valdið vandamálum ef það gerðist einhvern tíma. (Mundu að áhætta hefur ekki gerst enn. Málefni verkefnis eru hlutir sem hafa þegar gerst.)

Hvernig sem þú ferð að gera það, þá ættir þú örugglega að taka þátt í öðru fólki. Alveg, þú munt ekki hafa alla myndina og þú munt endilega missa af hlutunum.

Hver sem er getur og ætti að bera kennsl á áhættu. Sem verkefnisstjóri er starf þitt að hvetja samstarfsmenn þína til að taka áhættu með þér svo að sem teymi getir þú gert eitthvað í þeim málum.

Allar áhættur sem eru greindar skulu skráðar á áhættuskrá. Ef þú ert með verkefnisstjóra í liðinu eða stuðningsaðili verkefnis, þá geta þeir gert þetta. Annars er það hluti af stjórnsýsluverkefnum sem þú gerir.

Þetta bætir sjálfstraustið með: Sýna fram á að þú ert meðvitaður um helstu áhættu sem getur haft áhrif á verkefnið þitt og að þú hafir tæki til staðar til að vera stöðugt meðvituð um nýja áhættu.

Skref 3: Metið

Áhættan er síðan metin með tilliti til líkinda og áhrifa. Þegar þú ert að meta áhættu skaltu hugsa um hversu líklegt það er að eiga sér stað, hversu mikið það myndi kosta að höndla og hversu mikinn tíma það myndi líklega bæta við tímalínu verkefnisins.

Sem frekari ráðstöfun geturðu einnig metið nálægð, sem þýðir hversu nálægt tíma er líkleg hætta á að verða. Hætta á mikilli nálægð gæti hugsanlega gerst fljótlega. Áhætta með litla nálægð gæti gerst á einhverjum tímapunkti í fjarlægri framtíð. Þetta getur gefið þér annan þátt til að forgangsraða tíma þínum og orku þegar kemur að því að takast á við áhættuna.

Þetta bætir sjálfstraustið með: Að tryggja stjórnanda þínum að allir í teyminu hafi skýra hugmynd um hvað myndi gerast ætti einhver þessara áhættu að veruleika.

Skref 4: Skipuleggja svör

Nú komum við að kjötkenndum hlutanum í áhættustjórnunaráætlun þinni. Í þessu skrefi vinnur þú hvernig þú getur stjórnað áhættunni með því að finna viðeigandi svörun.

Við gerum þetta vegna þess að fram til þessa hefur allt sem þú hefur fengið lista yfir það sem gæti gerst til að henda verkefninu af stað í framtíðinni og hversu stór samningur það væri. Það sem yfirmaður þinn vill vita næst er: Hvað ætlarðu að gera í því?

Almennt eru fjórir hlutir sem þú getur gert til að takast á við og stjórna verkefnaáhættu. Þeir eru:

• Forðastu: Gerðu ráðstafanir til að koma í veg fyrir að þessi niðurstaða komi fram.
• Flutningur: Færðu ábyrgð á annan aðila, svo sem með vátryggingarskírteini.
• Mótvægisaðgerðir: gríptu til aðgerða til að draga úr áhrifum vandans ef það kemur upp.
• Samþykkja: Skilja að áhættusöm niðurstaða getur átt sér stað og með samþykki teymis þíns, gerðu engar ráðstafanir til að koma í veg fyrir það.

Sumar áhættur þínar gætu haft jákvæða niðurstöðu. Til dæmis er hættan á því að þú seljir svo mikið af nýju vörunni að þú hrunir símalínunum. Það væri fínt vandamál að eiga, en það er samt hætta á að þú ættir að skipuleggja.

Það eru nokkrar leiðir sem þú getur undirbúið þig fyrir jákvæða áhættu, þ.m.t.

• Hagnýting: Gerðu þitt besta til að ganga úr skugga um að þessi niðurstaða komi fram svo þú getir uppskorið umbunina.
• Deila: Vinna með öðrum kollega eða fyrirtæki til að gera jákvæða áhættu líklegri.
• Auka: Áhrifa þá þætti sem gætu stuðlað að jákvæðri niðurstöðu og reyndu að fá enn meiri ávinning.
• Samþykkja: Viðurkenna möguleikann á jákvæðri áhættu og gerðu ekkert.

Þú verður að vinna úr því hvaða svörunarstefna er sú besta fyrir alla áhættu á skránni þinni. Til dæmis gætirðu ákveðið að hættan á því að verksmiðjuþakið hrynji sé eitthvað sem þú einfaldlega samþykkir þar sem það er ekki líklegt að það muni gerast. Hins vegar er hættan á því að matareitrun tekur helming vinnuaflsins eitthvað sem þú ert að fara að draga úr með því að endurmennta allt veitingarfólk. Ef það hefur gerst áður og er í raun nokkuð líklegt nema þú gerir eitthvað í málinu, þá viltu draga úr áhættunni.

Þegar svarið er greint og samið um það er hægt að skipa áhættueigendur til að framkvæma aðgerðaáætlun áhættustjórnunar. Með öðrum orðum, þú þarft að einhver beri ábyrgð til að sjá í gegnum verkefnin sem þú ert sammála um í áætlun þinni.

Þetta bætir sjálfstraustið með: Sýnir stjórnanda þínum að þú hafir hugleitt hvað á að gera við það sem gæti valdið vandamálum fyrir verkefnið þitt og að þú ert að setja áætlanir til að draga úr óvissu og áhættu vegna verkefnisins.

Skref 5: Framkvæmd

Áætlun þín um áhættustjórnun ætti nú að innihalda hverjir ætla að bera ábyrgð á að framkvæma áhættusparnað fyrir hverja áhættu. Þeir ættu nú að vinna í gegnum þessi verkefni svo að þú sért virkur að stjórna opinni áhættu.

Þetta bætir sjálfstraustið með: Sýna fram á að þú og verkefnahópurinn þinn getum fylgst með því sem þú sagðir að þú myndir gera. Með því að greina frá því sem þú hefur náð og áhættunum sem þú hefur mildað sýnir það stjórnendateyminu þínu að þér sé alvara með að skila og gera það sem þarf til framtíðarþéttar verkefnum þínum gegn vandamálum.

Þegar áhætta er liðin - þegar það skiptir ekki lengur máli vegna þess að annað hvort hefur gerst eða getur ekki lengur gerst - geturðu lokað henni af áhættuskránni.

Að setja þessa áætlun um áhættustjórnun á sinn stað getur aðgreint þig frá öðrum stjórnendum. Yfirmaður þinn mun hafa vísbendingar um að þú getir hugsað beitt og skapandi um það sem gæti valdið því að verkefnið þitt lemur, og - síðast en ekki síst - gert eitthvað í því. Þú munt vera sá sem tekur virkan við vandamálum áður en þau gerast, sópar vegatálmum og ert tilbúinn fyrir hvað sem er!

Að vera talinn vera góður í stjórnun verkefnaáhættu er óörugg leið til að líta á sem öruggt par af höndum stjórnenda. Þú þarft ekki mikla reynslu eða skírteini til að byrja að stjórna verkefnaáhættu (þó formleg hæfi í áhættustýringu sé til). Þetta auðvelt fimm þrepa ferli mun brátt þýða að áhættustýring verkefna er innbyggð í verkefnaáætlanir þínar.