Hvernig á að skrifa og senda fagleg tölvupóstskeyti

Efni.

• Hvað á að hafa í tölvupóstskeytinu þínu
• Hvað á ekki að taka með í tölvupóstskeytinu þínu
• Ráð til að tryggja fullkomin fagleg tölvupóstskeyti
• Skoðaðu dæmi um tölvupóst
• Dæmi um tölvupóstskeyti # 1: Uppsagnarbréf
• Dæmi um tölvupóstskeyti # 2: Beiðni um tilvísun
• Lykilinntak
• Lykilinntak

Hvað á að hafa í tölvupóstskeytinu þínu

• Efnislína: Efnislínan ætti að miðla nákvæmum tilgangi þínum við ritun. Efnislínan þín getur verið eins einföld og „Þakka þér fyrir“ eða „Beiðni um meðmæli.“
• Kveðja: Jafnvel ef þú ert að skrifa mjög stuttan tölvupóst skaltu fylgja með kveðju. Ef þú veist nafn viðkomandi, láttu það fylgja með. Hringdu í þá eftir titli ef þú ert ekki með fornafn.
• Lengd: Hafðu tölvupóstinn þinn eins hnitmiðaðan og mögulegt er. Fólki hefur tilhneigingu til að renna yfir langa tölvupósta, þannig að aðeins eru nauðsynlegar upplýsingar.
• Lokun: Skráðu þig af með stuttu „Þakka þér fyrir,“ „Bestu,“ eða með annarri einfaldri sendingu og svo nafninu þínu. Flestir tölvupóstreikningar leyfa þér að fella undirskrift með nafni þínu, titli og tengiliðaupplýsingum í hvern tölvupóst. Það er frábær leið til að gera hvert bréfasamband fagmannlegra.

Hvað á ekki að taka með í tölvupóstskeytinu þínu

• Leturstíll: Forðastu íburðarmikill, fjörugur eða litaður letur; þetta truflar einfaldlega viðtakandann frá raunverulegum skilaboðum þínum. Forðastu ofnotkun feitletrað og skáletrað líka, sem gerir tölvupóstinn ringlaðan. Ekki skrifa með öllum hástöfum; þetta rekst á eins reið eða ofbeitt í tölvupósti.
• Teiknimyndir: Ekki láta broskörlum fylgja með faglegum tölvupósti; vista þetta fyrir persónulega bréfaskipti.

Ráð til að tryggja fullkomin fagleg tölvupóstskeyti

Þegar þú hefur skrifað tölvupóstinn þinn skaltu fara í gegnum öll þessi skref áður en þú smellir á „senda“ hnappinn:

• Vertu viss um að skilaboð þín séu fullgerð: Gakktu úr skugga um að efnislínan í tölvupóstinum þínum sé fyllt út, þú hafir látið fylgja með undirskrift, þú ert að senda skilaboðin til réttra tengiliða og að þú hafir fyllt út Bcc reitinn til að senda afrit til sjálfan þig, svo þú hafir skrá yfir tölvupóstskeytið.
• Sannið tölvupóstinn: Áður en þú smellir á senda, vertu líka viss um að stafa og kanna málfræði og hástaf. Þeir eru alveg eins mikilvægir í tölvupóstbréfum og þeir eru í pappírsbréfi.
• Sendu prófsskilaboð: Áður en þú sendir tölvupóstinn þinn skaltu fyrst senda þér skilaboðin til að athuga hvort forsniðið virki og að ekkert líti út fyrir að vera á sínum stað. Ef allt lítur vel út skaltu halda áfram að senda tölvupóstinn til fyrirtækisins eða einstaklingsins sem þú ert að hafa samband við.
• Sendu afrit af tölvupóstinum til ykkar: Nota Bcc reitinn til að senda afrit af tölvupóstinum til þín, svo þú hafir skrá yfir hvenær þú sendir skeyti og hver þú sendir þau. Þú getur líka fundið þessar upplýsingar í sendu möppunni þinni.
• Sendu afrit þín: Með mörgum tölvupóstforritum er hægt að setja upp möppur til að gera það auðveldara að finna mikilvæga fyrri tölvupósta. Settu upp möppur fyrir alla tölvupóst í atvinnuleitinni og öðrum faglegum tölvupósti og skráðu afritin þín eftir að þú hefur sent skilaboðin þín.

Skoðaðu dæmi um tölvupóst

Dæmi um tölvupóstskeyti # 1: Uppsagnarbréf

Efnislína: Uppsögn - Bob Smith

Kæra frú Jones,

Ég er að skrifa til að leggja fram afsögn mína vegna stöðu minnar sem umsjónarmanns eininga við Borgarspítalann, gildi 10. júní.

Ég er þakklátari en ég get sagt fyrir allan stuðning þinn og aðstoð undanfarin fimm ár. Að vinna hér hefur verið fyrsta flokks menntun í teymisvinnu, stjórnun heilsugæslunnar og að fá starfið. Ég mun sakna þess að vinna með ykkur öllum og vona að þið hafið samband.

Vinsamlegast láttu mig vita hvort ég get hjálpað mér við umskiptin.

Með kveðju,

Bob Smith
[email protected]
555-123-4567

Dæmi um tölvupóstskeyti # 2: Beiðni um tilvísun

Efni: Cynthia Dailey - beiðni um tilvísun

Kæri Barbara Cho,

Nýlega á LinkedIn sá ég um atvinnuauglýsingu um stöðu markaðsaðstoðarmanns hjá XYZ Corp. Eins og ég veit að þú hefur verið þar í nokkur ár núna, velti ég því fyrir mér hvort þú gætir verið tilbúinn að láta mig vísa í starfið.

Ég var sérstaklega spennt að sjá að starfið felst í því að vinna mikið með teymi þínu í tölvupóstsmarkaðssetningu og á samfélagsmiðlaherferðum. Síðan við unnum síðast hjá ABC LLC hef ég öðlast mikla reynslu af HubSpot, Google Analytics og SurveyMonkey. Ég myndi elska að setja þessa færni til að vinna fyrir XYZ.

Ég hef fest afrit af ferilskránni minni og tengil á eignasafnið mitt svo þú getir séð nýlega reynslu mína. Vinsamlegast láttu mig vita ef þú hefur einhverjar spurningar eða ef þú vilt sjá frekari sýnishorn af verkum mínum.

Best,

Cynthia Dailey

[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

• Stafsetning og málfræði: Bara vegna þess að þú ert að skrifa tölvupóst þýðir ekki að þú ættir að vera slöpp með stafsetningu og málfræði. Breyttu tölvupóstinum þínum vandlega áður en þú sendir hann. Villulaus skilaboð segja viðtakandanum að taka ætti tölvupóstinn þinn alvarlega.

Lykilinntak

Hafðu það fagmannlegt: Félagsbréfaskipti ber að fægja, jafnvel þegar þú ert að senda þau með tölvupósti.

Vertu hnitmiðuð: Komdu til þín og vertu eins skýr og mögulegt er um hvað þú þarft eða hefur upp á að bjóða.

Edit, Proofread, Test: Gakktu úr skugga um að skilaboðin þín séu laus við villur og innsláttarvillur. Sendu prófskilaboð til þín áður en þú smellir á „senda“.

Halda skrá: Bcc sjálfur um mikilvæg bréfaskipti og skjalfestu öll skilaboð í viðeigandi tölvupóstmöppu til framtíðar.

Lykilinntak

Hafðu það fagmannlegt: Félagsbréfaskipti ber að fægja, jafnvel þegar þú ert að senda þau með tölvupósti.

Vertu hnitmiðuð: Komdu til þín og vertu eins skýr og mögulegt er um hvað þú þarft eða hefur upp á að bjóða.

Edit, Proofread, Test: Gakktu úr skugga um að skilaboðin þín séu laus við villur og innsláttarvillur. Sendu prófskilaboð til þín áður en þú smellir á „senda“.

Halda skrá: Bcc sjálfur um mikilvæg bréfaskipti og skjalfestu öll skilaboð í viðeigandi tölvupóstmöppu til framtíðar.