Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila
Efni.
Í verkefnastjórnun er stjórnunaráætlun hagsmunaaðila formlegt skjal þar sem gerð er grein fyrir því hvernig hagsmunaaðilar munu taka þátt í verkefninu. Hagsmunaaðili er einstaklingur eða hópur sem hefur hagsmuna að gæta í verkefninu. Með því að hugsa um hvenær og hvernig hagsmunaaðilar munu taka þátt getur verkefnahópur hámarkað jákvæð áhrif hagsmunaaðila á verkefnið.
Hvað eru hagsmunaaðilar?
Hagsmunaaðilar geta verið innri sem utanaðkomandi aðilum. Dæmi um innri hagsmunaaðila eru stjórnendur og rekstrareiningar eins og bókhalds- og upplýsingatækni. Viðskiptadeildir hafa venjulega fulltrúa í verkefnahópnum. Ytri hagsmunaaðilar geta verið hagsmunasamtök, fyrirtæki og borgarasamtök. Það er sjaldgæft að utanaðkomandi hagsmunaaðilar séu fulltrúar í verkefnishópnum. Fyrir stofnanir með eftirlitsstjórnvald eru atvinnugreinarnar sem þær stjórna yfirleitt mikilvægasti ytri hagsmunaaðilinn fyrir öll verkefni. Ef hagsmunaaðili er auðkenndur af verkefnahópnum, ætti að hugsa um þann hagsmunaaðila í stjórnunaráætlun hagsmunaaðila.
Það er óframkvæmanlegt að verkefnahópur samanstendur af meðlimum sem eru fulltrúar allra hagsmunaaðila. Í mörgum tilvikum er það ómögulegt. Samt sem áður þarf verkefnahópurinn inntak og innkaup frá hagsmunaaðilum til að verkefnið nái árangri. Til dæmis, ríkisstjórnarsamtök vilja fullkomlega endurbyggja og nútímavæða mest notaða einkaleyfisforrit. Næstum allir í samtökunum nota forritið á einhvern hátt. Ekki er hægt að hafa fulltrúa hvers konar notanda með fullum hætti í verkefnahópnum, þannig að teymið hugsar leiðir til að afla upplýsinga frá hagsmunaaðilum og ákveður leiðir til að upplýsa hagsmunaaðila um stöðu verkefnisins. Þessar aðferðir til að safna inntaki og samskiptaáætlunum eru skráðar í áætlun hagsmunaaðila.
Hagsmunaaðili vs samskiptaáætlun
Það getur verið umtalsvert magn af blæðingum milli áætlana um stjórnun hagsmunaaðila og samskiptaáætlun. Aðgerðir þeirra eru mjög svipaðar. Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila er víðtækari að því leyti að hún auðveldar inntak í verkefnið sem og gerir grein fyrir afköstum. Áætlun um stjórnun hagsmunaaðila er þrengri að því leyti að hún tekur aðeins til þeirra sem hafa hagsmuna að gæta meðan samskiptaáætlun gæti falið í sér breiðari markhóp.
Þróun
Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila er venjulega geymd af verkefnisstjóra. Þegar líður á verkefnið fer verkefnisstjórinn yfir stjórnunaráætlun hagsmunaaðila og færir hana reglulega aftur til verkefnahópsins til að íhuga uppfærslur. Verkefni getur litið mjög út á miðri tímalínu en gert var á skipulagsstigum, svo það er mikilvægt að gæta að leiðbeiningaskjölum verkefnisins verði breytt ef aðstæður krefjast þess.
Dæmi
Hér er dæmi um hvernig stjórnunaráætlun hagsmunaaðila getur breyst á meðan á verkefni stendur. Ríkisstofnun ráðist í reglusetningarverkefni. Þegar það byrjar kemur styrktaraðili verkefnisins og verkefnisstjóri með lista yfir hagsmunaaðila til að setja í stjórnunaráætlun hagsmunaaðila. Eitt af fyrstu verkefnum teymisins er að leggja áherslu á áætlunina. Eftir nokkra mánuði greinir liðsmaður verkefnis liðs hagsmunaaðila sem enginn hugsaði um í upphafi verkefnisins. Verkefnisstjórinn bætir nýja hagsmunaaðilanum við áætlunina og kallar til fundar verkefnahóps til að ræða hvernig eigi að taka þátt nýja hagsmunaaðila. Þegar teymið ákveður hvað á að gera mun verkefnisstjóri upplýsa bakhjarl verkefnisins.
Stjórnunaráætlun hagsmunaaðila er lifandi skjal. Þegar verkefnið breytist getur stjórnunaráætlun hagsmunaaðila breyst með því til að þjóna betur þörfum verkefnisins. Með fimur stjórnunaráætlun hagsmunaaðila getur verkefnahópur safnað á viðeigandi hátt inntak og endurgjöf frá hagsmunaaðilum sem og haldið þeim hagsmunaaðilum upplýstum.
