Hvernig þú getur notið góðs af verkefnaúttekt
Efni.
- Hversu formleg endurskoðun verkefnis er
- Hver framkvæmir úttektir verkefnisins
- Hvernig á að undirbúa sig fyrir endurskoðun verkefnis
- Sem þarf að taka þátt
- Hve langan tíma verkefnaúttekt tekur
- Það sem endurskoðunin lítur út fyrir
- Tillögur ráðast af því sem finnst
Sérhver verkefni getur notið góðs af úttekt af og til. En ekki hafa áhyggjur, það er ekki eins skelfilegt og það hljómar. Verkefnaúttekt er þar sem hlutlaus einstaklingur fer yfir verkefnið þitt og veitir leiðbeiningar um hvað væri hægt að gera á annan hátt til að bæta líkurnar á árangri. Þessi grein útskýrir allt og tekur þig í gegnum hvernig þú getur undirbúið þig fyrir verkefnaúttekt.
Hversu formleg endurskoðun verkefnis er
Verkefnaúttekt er venjulega formleg æfing. Óformlegt jafngildi er venjulega kallað ritrýni. Þetta er þar sem samstarfsmaður lítur yfir verkefnið þitt og tilheyrandi skjöl og gefur þér álit um hvar þú ættir að eyða aðeins meiri tíma.
Endurskoðun verkefna er formleg að því leyti að þau hafa venjulega skilgreint mengi af spurningum og eru framkvæmdar af einhverjum sem gerir slíka hluti reglulega.
Hver framkvæmir úttektir verkefnisins
Sá sem framkvæmir úttekt þína á verkefninu gæti verið annar verkefnisstjóri (líklega einhver með mikla reynslu af því að keyra verkefni) en líklegra er að það sé einhver frá verkefnisskrifstofunni sem heldur úti úttektum oft.
Það mun verða einhver sem getur talið sig óhlutdrægan svo það verður ekki línustjóri þinn eða verkefnisstyrktaraðili. Það gæti jafnvel verið hópur fólks, allt eftir stærð verkefnisins.
Hvernig á að undirbúa sig fyrir endurskoðun verkefnis
Það fyrsta og aðalatriðið til að skipuleggja er að hafa afrit af verkefnisgögnum þínum fyrir endurskoðandann til að fara yfir. Ef þú ert með verkefnisstjóra, beðið þá um að draga saman pakka af skjölum (helst rafræn). Þú ættir að hafa allar upplýsingar þínar aðgengilegar en jafnvel þó svo sé, þetta skref getur samt tekið nokkurn tíma. Að lágmarki, vertu viss um að þú hafir verkefnaáætlunina, áhættuskrárinn, útgáfuskrána, fjárhagsáætlunina og áætlunina fyrir endurskoðanda.
Sem þarf að taka þátt
Þetta fer eftir því hvaða hlutir endurskoðandinn vill skoða. Þú, sem verkefnisstjóri, verður að eyða tíma með þeim. Búast við því að liðsmenn þínir verði einnig kallaðir inn til að spjalla við endurskoðandann.
Hafðu í huga að því lengur sem þeir eyða í að vinna í endurskoðunartengdum verkefnum, því minni tími hefur þeir til verkefnavinnu, svo þú gætir þurft að endurskipuleggja nokkrar athafnir og vinna hægar á endurskoðunartímabilinu.
Hve langan tíma verkefnaúttekt tekur
Það er enginn fastur tími fyrir úttekt verkefna. Í stórum verkefnum finnst þér að það taki mun lengri tíma. Í litlum verkefnum væri hægt að gera endurskoðandann innan nokkurra klukkustunda. Um leið og þú veist að verkefnið þitt verður endurskoðað skaltu spyrja endurskoðunarteymið þitt hversu lengi þeir sjá fyrir sér að vinnu þeirra taki.
Það sem endurskoðunin lítur út fyrir
Ef úttektin var kölluð vegna sérstakrar áhyggjuefnis, svo sem að ná ekki markmiðum um gæði, þá má búast við því að hún muni rannsaka það svæði djúpt. Venjuleg úttekt mun í stórum dráttum skoða mismunandi svið verkefnisstjórnar og afrakstur sem verkefnið vinnur að. Það mun fjalla um tíma, kostnað og gæði verkefnisins og þátttöku hagsmunaaðila.
Markmið úttektarinnar er að komast að því hvort verkefnið muni ná markmiðum sínum eða ekki. Ef endurskoðandinn telur að miðað við núverandi árangur muni verkefnið ekki ná þeim markmiðum mun hann setja fram tillögur um aðgerðir.
Tillögur ráðast af því sem finnst
Tillögurnar í skýrslu endurskoðandans munu ráðast af því sem þeir hafa fundið. Búast við að þeir séu jákvæðir og orðaðir á þann hátt sem ætti að gera þér kleift að ættleiða þær auðveldlega. Þeir ættu að vera hagnýtir.
Í einu öfga getur endurskoðandinn mælt með því að verkefninu þínu sé lokað, þó að það myndi aðeins gerast ef þeir teldu að það væri ekki líkur á því að nein verkefnavinna frá þessum tímapunkti myndi skila stofnunum hvers konar gildi.
Líttu á úttekt verkefnisins sem jákvæða reynslu. Það ætti að gefa þér snemma viðvörun um öll merki um að verkefnið þitt sé í vandræðum og það er tækifæri til að vinna með reyndum verkefnisaðila. Framkvæmd tilmæla þeirra ætti að gera þig, lið þitt og verkefnið farsælara og það getur aðeins verið gott.
