Hlutverk eftirlitsmannsins við stjórnun fjarveru starfsmanna

Efni.

• Ábyrgð eftirlitsmannsins
• Atvinnuviðtalið
• Mælt er með agaaðferðum ef fjarvistir halda áfram
• Stig 1: Ráðgjafaviðtal
• Stig 2: Fyrsta formlega yfirferð (munnleg viðvörunarstig)
• Stig 3: Önnur formleg endurskoðun (skriflegt viðvörunarstig)
• 4. stig: tímabundið stöðvun frá vinnu
• 5. stig: starfslok
• Áskoranir í stjórnun fjarveru

Stefani Yorges, Ph.D.

Árið 2017 áætlaði bandaríska vinnumálaráðuneytið (DOL) að næstum 3% af vinnuafli vinnuveitanda væri fjarverandi á hverjum degi. Hátt verð á fjarvistum hefur áhrif á samtök, jafnvel meira, þegar litið er á tapaða framleiðni, starfsanda og tímabundinn launakostnað. Það sem heldur áfram að hafa áhyggjur er að næstum tveir af þremur starfsmönnum sem mæta ekki í vinnu eru í raun ekki líkamlega veikir.

Fyrir flest fyrirtæki hefur ábyrgðin á stjórnun fjarvistar fyrst og fremst fallið á strax eftirlitsaðila. Þessir leiðbeinendur eru oft eina fólkið sem er meðvitað um að ákveðinn starfsmaður er fjarverandi.

Þeir eru í besta aðstöðu til að skilja aðstæður í kringum fjarveru einstaklingsins og taka eftir vandamálum á frumstigi. Þess vegna er virk þátttaka þeirra í fjarveruaðgerðum fyrirtækisins lykilatriði í heildar skilvirkni og framtíðarárangri fjarverustefnu eða áætlunar.

Til að tryggja að umsjónarmenn séu þægilegir og hæfir í hlutverki sínu að stjórna fjarvistum þurfa þeir að hafa fullan stuðning yfirstjórnar. Allir aðilar verða að vera meðvitaðir um markmið stefnu og verklags fjarveru. Ætti að vera misræmi milli deilda; stefna getur tapað skilvirkni sinni.

Til að veita meira samræmi, ættu leiðbeinendur að vera þjálfaðir í ábyrgð sinni varðandi stjórnun fjarvistar, leiðbeina um hvernig eigi að fara í skilvirkt viðtöl aftur í vinnuna og mennta sig í því að nota agaaðgerðir þegar nauðsyn krefur.

Ábyrgð eftirlitsmannsins

Til viðbótar við að tryggja að vinnu sé tryggt á viðeigandi hátt í fjarveru starfsmannsins eru ýmsar aðrar mikilvægar aðgerðir sem umsjónarmenn þurfa að grípa til til að stjórna fjarvistum. Þeir ættu:

• tryggja að allir starfsmenn séu að fullu meðvituð um stefnu og verklag stofnunarinnar til að takast á við fjarveruna,
• vera fyrsti tengiliðurinn þegar starfsmaður hringir í veikindi
• halda viðeigandi, nákvæmar og uppfærðar skráningar yfir fjarvistir fyrir starfsfólk sitt (t.d. dagsetning, eðli veikinda / ástæða fjarveru, væntanleg aftur til vinnudags, læknisvottun ef nauðsyn krefur),
• greina hvaða mynstur eða stefna fjarvistir sem valda áhyggjum,
• halda aftur til vinnu viðtöl
• framkvæma agaaðgerðir þar sem þörf krefur.

Atvinnuviðtalið

Þjálfun leiðbeinenda í því hvernig best sé að stýra fjarvistum ætti að innihalda kennslu um hvernig skuli fara fram skilvirkt og sanngjarnt endurviðtöl til vinnu. Nýlegar kannanir á landsvísu benda til þess að litið sé á þessi viðtöl sem eitt áhrifaríkasta tæki til að stjórna skammtímafjarvistun.

Umræða um vinnu aftur til vinnu gerir umsjónarmanni kleift að bjóða starfsmanninn velkominn aftur til starfa, auk þess að sýna fram á sterka skuldbindingu stjórnenda til að stjórna og stjórna fjarvistum á vinnustaðnum. Viðtalið gerir kleift að kanna hvort starfsmaðurinn sé nógu vel til að snúa aftur til vinnu.

Hægt er að klára nauðsynlega pappírsvinnu svo að fjarvera og niðurstaða hennar séu rétt skráð. Sú staðreynd að komið er á fót verklagsreglu til að kanna og ræða fjarveru við starfsmann, getur á eigin spýtur haft afskræmingu fyrir að mæta ekki af ástæðulausum ástæðum.

Hafa þarf viðtöl eins fljótt og auðið er í kjölfar þess að fjarverandi er kominn aftur til starfa (eigi síðar en einum degi eftir að hann kom aftur). Gefa skal starfsmanni næg tækifæri til að gera grein fyrir ástæðum fjarveru hans. Leiðbeinandinn ætti að nota viðtalið sem tíma til að kanna öll mál sem starfsmaðurinn getur haft sem leiðir til fjarveru.

Markmiðið er að hlúa að opinni og styðja menningu. Verklagsreglurnar eru til staðar til að ganga úr skugga um að boðið sé upp á hjálp og ráðgjöf þegar þess er þörf og til að tryggja að starfsmaðurinn sé hæfur til að snúa aftur til vinnu.

Starfsmenn kunna yfirleitt að meta tækifærið til að skýra raunverulegar ástæður fyrir fjarveru innan formlegrar uppbyggingar. Ef umsjónarmaður efast um áreiðanleika ástæðna sem gefnar eru fyrir fjarveru ætti hann / hún að nota tækifærið og lýsa efasemdum eða áhyggjum.

Starfsmaðurinn verður ávallt að vera meðvitaður um að viðtalið er ekki einungis hluti af verklagi fyrirtækisins, heldur verulegur fundur þar sem fjarveru hefur verið tekið fram og getur haft áhrif á framtíðarstarf. Skýra skal agaaðferð fyrirtækisins, ef óviðunandi stig fjarveru eru, fyrir starfsmanninn.

Á engum tímapunkti á fundinum ætti viðtalið að verða refsingarform, heldur ætti að líta á það sem tilefni til að varpa ljósi á og skýra afleiðingar fjarveru innan deildarinnar. Langflestir starfsmenn öðlast stolt og afrek í starfi sínu og hvetja ætti stjórnun til að meðhöndla þessa einstaklinga sem ábyrga fullorðna.

Mælt er með agaaðferðum ef fjarvistir halda áfram

Eftirfarandi leiðbeiningar gera grein fyrir ráðlögðum skrefum sem gera skal í tilvikum þar sem skammtímafjarvistir eru taldar vera yfir viðunandi stigi á tilteknum tíma.

Stig 1: Ráðgjafaviðtal

• Næsti umsjónarmaður ætti að upplýsa starfsmanninn um áhyggjur sínar vegna fjarverunnar, reyna að koma fram ástæður veikinnar og ákvarða hvað þarf að gera til að bæta aðsókn.
• Ef vart verður við læknisfræðilegt ástand á þessu stigi og líklegt er að það hafi áhrif á starfshæfi, ætti leiðbeinandinn að panta tíma hjá lækni sem hefur verið viðurkenndur af fyrirtækinu. Þetta skal staðfest með starfsmanni skriflega innan fimm virkra daga.
• Ef frá umræðunni virðist vandamálið ekki vera vegna undirliggjandi óhæfileika vegna vinnu, ætti leiðbeinandinn að ráðleggja starfsmanni að þó að skráðar kvillar geti verið raunverulegar, er búist við viðvarandi framför í aðsókn eða næsta stig í aðgerðinni verður tekið.
• Yfirferð yfir aðsóknina verður sjálfkrafa gerð í hverjum mánuði næstu sex mánuði.

Stig 2: Fyrsta formlega yfirferð (munnleg viðvörunarstig)

• Ef forföll starfsmanns halda áfram að versna í kjölfar greiningar og reglulegrar eftirlits ætti að bjóða honum að mæta á formlegan endurskoðunarfund með leiðbeinanda.
• Ítarlega skal skrá fjarveru í bréfi þar sem starfsmaður er boðinn í þetta viðtal. Ráðleggja skal starfsmanni að hún eigi rétt á því að vera fulltrúi stéttarfélags eða samstarfsmanns eftir því sem við á.
• Tilgangurinn með þessum fundi verður að:
  - Haltu áfram að ræða undirliggjandi ástæður fyrir fjarvistum,
  - ráðleggja starfsmanni þjónustunnar og afleiðingar hennar vegna fjarveru hennar og
  - varaðu starfsmanninn (nema þegar hann ákveður að leita til læknis) að ef ekki er um verulegan og viðvarandi framför að ræða, má segja upp störfum hennar vegna vanhæfni hennar til að viðhalda viðunandi mætingarstigi. Þetta er munnleg viðvörun.
• Ef ástæða er til læknis verður að grípa strax til aðgerða. Fundinum er því aðeins frestað til að leyfa þessum hluta ferlisins að vera lokið. Innan fimm virkra daga verður starfsmaðurinn að fá læknisfræðilega ráðgjöf. Fundurinn er síðan endurráðinn með HR og rætt um skoðun læknisins.
• Ef læknirinn staðfestir hæfni til vinnu, skal vara starfsmanninn við afleiðingum áframhaldandi fjarveru.

Stig 3: Önnur formleg endurskoðun (skriflegt viðvörunarstig)

• Reglulegt eftirlit bendir til þess að engin endurbætur hafi verið á fjarverumynstri, annar formlegur fundur verður haldinn með HR.
• Í bréfinu þar sem starfsmaðurinn er boðaður til fundarins mun vera skrá yfir fjarveru og aftur ráð um fulltrúa.
• Allar nýjar upplýsingar sem gefnar voru á fundinum varðandi vanheilsu eða breytingu á eðli veikinda gætu þurft að meta af lækni sem er viðurkenndur af fyrirtækinu.
• Gefa skal starfsmanninum tækifæri til að skýra frávaraskrá sína. Ef við á skal umsjónarmaðurinn upplýsa starfsmanninn um að formleg skrifleg viðvörun sé gefin út og að þessi viðvörun verði áfram í skjali starfsmanns í tiltekinn tíma. Gefa skal afrit af viðvöruninni til starfsmannsins og fulltrúa hans.
• Upplýsa skal starfsmanninn um að ef ekki tekst að uppfylla aðsóknarvæntingar fyrirtækisins og bæta á núverandi óviðunandi skrá yfir fjarveru, mun það leiða til þess að starf starfsmanns lýkur.
• Ef vellíðan fyrir vinnu er í vafa skaltu halda áfram með möguleika á endurúthlutun samkvæmt leiðbeiningum sem læknirinn hefur fengið. Hafðu samband við fulltrúa verkalýðsfélagsins (ef við á) um endurúthlutunarferlið og valkostina.

4. stig: tímabundið stöðvun frá vinnu

• Ef í kjölfar innleiðingar á fyrri stigum agavinnu fer ekki fram aðsókn, getur stjórnun haldið áfram með tímabundna stöðvun án launa. Staðfesta skal áform um frestun skriflega með upplýsingum um upphafs- og lokadagsetningar. Sendu afrit af stöðvunarbréfinu til fulltrúa starfsmanns (ef við á).

5. stig: starfslok

• Þetta er lokastigið í agaferlinu þar sem starfsmanni er sagt upp vegna vanhæfni til að uppfylla kröfur fyrirtækisins um mætingu í vinnuna. Uppsögn getur aðeins farið fram með skriflegri heimild yfirmanns og starfsmannastjóra.
• Í bréfinu sem kallar á starfsmanninn mun aftur koma fram ráðgjöf um fulltrúa og gera grein fyrir fjarveruupplýsingunni. Ráðleggja skal starfsmanni að í kjölfar viðtalsins geti hann eða henni verið sagt upp vegna vanhæfis til að gegna starfi.
• Aftur, hugsanlega þarf að hafa samráð við lækni fyrirtækisins ef nýjar upplýsingar koma fram varðandi heilsufar starfsmanns eða starfsgetu.
• Ef tekin er ákvörðun um að segja upp starfi á grundvelli hæfileika, skal senda afrit af uppsagnarbréfinu til fulltrúa starfsmanns (ef við á).
• Starfsmaðurinn getur haft rétt til að áfrýja uppsögninni. Áfrýjunin ætti að vera í samræmi við agareglur fyrirtækisins.

Áskoranir í stjórnun fjarveru

Verið meðvituð um að yfirmenn eru oft óþægir eða ófúsir að segja frá þeim sem hafa farið yfir viðunandi stig fjarvistar. Vegna mikils álags sem þegar hefur verið haft á eftirlitsaðilum er stöðug framkvæmd stefnu í fjarvistum ekki alltaf forgangsverkefni þeirra.

Mikilvægt er að reyna að taka huglægni úr stjórnun fjarvistar og tryggja að allir starfsmenn fái sama hátt. Það er grundvallaratriði að vera stöðug, þrautseig og sanngjörn gagnvart öllum. Þegar ekki er tekið á fjarverunni eða tekið á þeim á ósamrýmanlegan hátt, getur minni starfsandi orðið.

Meirihluti starfsmanna mun meta stefnur og forrit sem eru auðveld, frekar en refsiverð. Strangar eða refsiverðar ráðstafanir sem neyða starfsmenn til að koma til vinnu geta leitt til þess að starfsmenn verða „fjarverandi meðan þeir eru í vinnu.“

Þeir gera eins lítið og mögulegt er og standast allar viðleitni til að fá þá til að gera meira. Önnur forrit ættu að koma til framkvæmda sem hjálpa starfsmönnum að vera viðstaddir vinnu, svo sem sveigjanlega vinnutímaáætlun, starfshlutdeild, aðsóknarverðlaun og vellíðan.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges er leiðtogaráðgjafi hjá Leading Higher og sérhæfir sig í að hjálpa ofviða leiðtogum að vinna í starfi og ná árangri í lífinu.