Notkun áfanga í verkefnastjórnun

Efni.

• Hvenær á að nota áfanga verkefnis
• Hve oft á að setja áfanga í áætlun þína
• Hvernig áfangar eru táknaðir á Gantt myndinni þinni
• Hvernig ber að nefna áfanga
• Hvernig á að fá áfangar skráðir af
• Notkun áfanga fyrir samskipti

Eitt af því sem einkennir verkefni er að það varir í fastan tíma. Það gæti verið allt frá nokkrum vikum til nokkurra ára og í sumum tilvikum vegna stórframkvæmda eða opinberra framkvæmda, áratugum saman.

Til að fylgjast með framförum á leiðinni og tryggja að lykilafraksturinn náist samkvæmt tímalínunni nota verkefnisstjórar tímamót.

Áfangi verkefnis er verkefni með núlllengd sem gefur til kynna árangur í verkefninu. Þau eru notuð sem leið til að sýna fram á hreyfingu og framfarir og sýna fólki hvað er að gerast, jafnvel þó að þeir hafi ekki ítarlega þekkingu á verkefnunum sem fylgja því að komast þangað. Að því leyti eru þau mjög gagnleg fyrir samskipti hagsmunaaðila og setja væntingar.

Hvenær á að nota áfanga verkefnis

Áfangar í verkefnastjórn eru notaðir til að merkja:

• Upphaf verulegra áfanga í starfi
• Lokum verulegra áfanga í starfi
• Frestir
• Þegar tekin er mikilvæg ákvörðun
• Aðrir fastir tímar sem þarf að kalla sérstaklega eftir

Hve oft á að setja áfanga í áætlun þína

Menntunarnámskeið gæti mælt með því að setja áfanga í áætlun þína um það bil einu sinni í mánuði. Þetta er fínt og góð þumalputtaregla, en þú þarft að nota faglega dómgreind þína. Í sumum mánuðum gæti verið mikil virkni þar sem mikilvægir fundir eru merktir sem áfangar, ákvarðanir teknar og lokun eins áfanga og upphaf annars.

Á öðrum mánuðum gætirðu einbeitt þér að framkvæmd, með mjög litla, ef eitthvað, sem þú getur hengt tímamót á.

Til skýrslugerðar er gagnlegt að búa til ástæðu til að eiga tímamót að minnsta kosti einu sinni í hverri skýrslugerð.

Hvernig áfangar eru táknaðir á Gantt myndinni þinni

Áfangar eru einn hluti af Gantt kortinu og eru sýndir á töflunni sem demantur. Þeir eru ekki sýndir sem venjulegt verkefni vegna þess að þeir hafa tímalengd núll: með öðrum orðum, þeir taka engan tíma. Í þeim tilgangi að skipuleggja Gantt töfluna gerast þau bara.

Ef þú notar ekki Gantt töflur geturðu samt notað tímamót. Hér eru 5 valkostir við Gantt töflur: þú getur samt fært áfanga í áætlun þína með þessum.

Ef þú vilt halda þér persónulega skipulagningu og verkefnastjórnunarhugbúnaður þinn er ekki að fullu samþættur í dagatalinu þínu, geturðu afritað og límt lykildagsetningarnar í dagbókina þína. Það fer eftir því hvernig þér líkar að vinna, þetta getur minnt þig á hvað ætti að koma upp.

Hvernig ber að nefna áfanga

Áfangar ættu að hafa skýra lýsingu á verkefnisáætlun þinni, en ekki þau sem gefa til kynna að þau séu verkefni. Svo þeir ættu ekki að vera kallaðir ‘Fáðu samning um að fara í 2. áfanga’ heldur ‘áfangi 2 byrjar’. Ef þú vilt endurspegla viðleitni þess að fá samkomulag um að fara í 2. áfanga skaltu bæta við verkefni rétt fyrir tímamótin til að hylja það.

Áfangar ættu að lýsa tímapunktinum sem þeir tákna svona:

• Prófa áfanga lokið
• PID samþykkt
• Samningur undirritaður

Margir verkefnastjórar velja að tala áfanga sína líka til að auðvelda viðmiðun. Ef þú notar skipulag á vinnubrotum geturðu notað tölunina úr því. Annars er fínt að nota M1, M2 og svo framvegis til að gera það skýrt hvað þú ert að vísa til. Skýr heiti uppbyggingar verður mikilvægari eftir því sem tímamótum fjölgar, svo hugsaðu um hvernig þú ætlar að gera þetta ef verkefnið stendur yfir í nokkra mánuði.

Hvernig á að fá áfangar skráðir af

Áfangar eru hluti af verkefnaáætlun þinni, þannig að þegar áætlun þín er grunnlögð, þá ættirðu að íhuga að áfangar séu skráðir af.

Ef þú þarft að breyta dagsetningum tímamótanna þinna, þá ættir þú að nota venjulega aðferð til að stjórna breytingum til að gera breytingar á áætlun þinni. Þetta gæti verið eins auðvelt og að spjalla við trúnaðarmann þinn og láta þá vita af hverju dagsetningarnar þurfa að breytast, eða eins formlegar og að setja saman nýja ráðlagða tímaáætlun og fara með það til skipulagsnefndar til að hafa fullgilt.

Best er að komast að því hver tímamótaferillinn þinn verður, ef einhver er, áður en þú þarft að nota það, svo þú eyðir ekki tíma þegar þú þarft að gera breytingar.

Notkun áfanga fyrir samskipti

Áfangar eru nytsamlegir til samskipta og skýrslugerðar vegna þess að þeir eru lágmarks stjórnunarstaðir í áætluninni. Með öðrum orðum, ef þú tókst öll önnur verkefni, gætirðu samt séð hvað var að gerast og haldið verkefninu áfram með því að nota bara tímamótin.

Þú ættir að geta dregið tímamótin út og sett þau á mælaborð eða skýrslu verkefnisins. Þeir ættu að segja sögu verkefnisins nægjanlega til að fullnægja þeim sem þú ert að tilkynna til, venjulega verkefnisstjóra eða annan framkvæmdarhóp eins og stýrihópinn (eða verkefnisstjórnina). Þú getur sýnt hvaða áfanga hefur náðst í hverjum mánuði, eða á tíðni skýrslugerðarinnar.

Tilkynningar gegn tímamótum eru nokkuð einfaldar og eru oft gerðar sem tafla. Þú skráir tímamótalýsinguna, dagsetninguna sem hún var í gjalddaga og síðan nýja spádaginn. Þegar áfanganum er náð og hægt er að merkja hann sem fullan, bætirðu líka við þeirri dagsetningu. Vonandi verður það það sama og spáð er dagsetningunni en verkefni ganga ekki alltaf svona.

Tafla sem þessi gerir það augljóst hvað hefur verið lokið og hvað er framúrskarandi. Þú munt geta skipulagt svarið við spurningunni, „Af hverju náðum við ekki þeim áfanga?“ áður en þú ferð og hittir trúnaðarmann þinn eða sendir skýrsluna.

Þegar verkefnaáætlun þín er mjög löng og þú ert með mörg áfanga, þá muntu eiga auðveldara með að sleppa lokið tímamótum í hverri skýrslugerð. Tilkynntu aðeins um tímamótin sem eru væntanleg eða lokið þeim mánuði: í næsta mánuði tekur þú af öllu sem lauk í síðasta mánuði, svo þú bætir ekki stöðugt við lengd skýrslunnar með því að segja fólki frá vinnu sem þeir vita nú þegar að er lokið.

Áfangar eru mjög gagnlegt verkefnisstjórnunartæki við skipulagningu, tímasetningu og skýrslugerð og þau eru auðveld í notkun. Settu nokkrar í næstu verkefnaáætlun, fylgdu þeim og þú munt komast að því að læra hvaða tíðni hentar þér best.

Eins og með allt í verkefnastjórnun, notaðu þá á sveigjanlegan hátt til að skila þeim árangri sem þú vilt og notaðu þessi ráð og leiðbeiningar til að upplýsa um eigin ákvarðanir.