Skrifstofa aðstoðarmaður færni lista og ábyrgð
Efni.
Aðstoðarmannastöður skrifstofu (svipað og persónulegir aðstoðarmenn) er að finna í öllum atvinnugreinum og deila frekar miklu færni. Aðstoðarmenn skrifstofu eru stundum þekktir sem ritarar eða aðstoðarmenn stjórnsýslu, en það sem þeir gera er að aðstoða við starfsemi skrifstofu. Hvort sem skrifstofan tilheyrir lögmannsstofu, læknisstörfum, menntastofnun eða fyrirtæki, þarfirnar eru svipaðar; einhver þarf að leggja fram skrár, viðhalda dagskrá og sjá um venjubundin samskipti fyrir hönd þeirra sem nota skrifstofuna. Þessi einhver gæti verið þú.
Starfsábyrgð skrifstofuaðstoðar
Þó að skrifstofuaðstoðarmenn séu almennt líkir hver öðrum, þá er starfið samt breytilegt - það er bara mismunandi frá degi til dags, frekar en frá skrifstofu til skrifstofu. Í dag gætirðu starfað sem móttökuritari, á morgun gæti þurft að gera við prentarann og daginn eftir það þarftu að koma öllum skjalaskápnum inn á tuttugustu og fyrstu öldina. Þú þarft mjög víðtæka færni til að ná árangri.
Aðstoðarmenn skrifstofu eru meðal helstu ósungu hetjanna í viðskiptalífinu, því þegar þú vinnur starf þitt rétt, tekur enginn eftir því að skrifstofan virðist reka sig. En sumir hafa gaman af hraðskreyttu en sveigjanlegu starfi, tilfinningunni að vera kjarninn í öllu. Og góður ritari getur samt fundið vinnu nánast hvar sem er, í hvers konar stofnun.
Hvernig nota á færni lista
Þú getur notað þessa hæfnislista í öllu atvinnuleitarferlinu þínu. Í fyrsta lagi virka nöfn þessara hæfileika sem lykilorð, svo notaðu eins mörg og þú getur þegar þú skrifar ferilskrána þína. Ekki treysta á að ráða yfirmenn til að komast að því að þú hafir það sem þeir vilja, segðu þeim beint.
Í öðru lagi geturðu notað þessi sömu lykilorð í fylgibréfinu þínu. Einbeittu þér sérstaklega að þeim sem væntanlegum vinnuveitanda þykir mest um. Þú verður að gera rannsóknir þínar, því þótt skrifstofuaðstoðarmannastörf séu oft svipuð, þá eru ráðningarstjórar misjafnir í forgangsröð þeirra. Starfslýsingin mun líklega innihalda lista yfir nauðsynlega færni. Gaum að því.
Að lokum geturðu notað þessa umræðu til að skipuleggja viðtalið þitt. Gakktu úr skugga um að þú hafir verið tilbúinn að minnsta kosti eitt dæmi um það leyti sem þú sýndir færni frá hverjum flokki hér.
Það getur einnig hjálpað til við að skoða lista yfir hæfileika sem skráð eru eftir starfi og tegundum hæfileika.
Helstu færni skrifstofuaðstoðar
Munnleg færni í samskiptum: Samskipti eru mikilvæg mjúk færni fyrir aðstoðarmann á skrifstofunni. Þú verður að hafa samskipti við yfirmann þinn, aðra starfsmenn skrifstofunnar, fagfólkið sem þú aðstoðar og hugsanlega viðskiptavini eða fólk á öðrum skrifstofum sömu stofnunar. Þið vinnið öll sem teymi og þið eruð aðal samskiptamiðstöð þess. Þú verður að vera glaðlyndur, hjálpsamur, vel upplýstur, mótaður og góður hlustandi á hverjum degi.
- Svaraðu símum
- Viðskiptavinir
- Samskipti
- Áframsending símtala
- Skilaboðataka
- Beinar símtöl
- Skiptiborð
- Sími
- Munnleg samskipti
Skrifleg samskiptahæfileiki: Flestir aðstoðarmenn skrifstofunnar skrifa mikið. Þeir gætu skrifað minnisblöð, fyllt út eyðublöð eða lagt drög að bréfum eða tölvupósti. Sumir búa til efni fyrir vefsíðu fyrirtækisins eða breyta texta fyrir aðra. Skýr, fagleg skrifleg samskipti eru nauðsyn.
- Bréfaskipti
- Netfang
- Póstur
- Póstsendingar
- Vélritun
- Ritvinnsla
- Skrifleg samskipti
Vingjarnlegur: Skrifstofuaðstoðarmaður gæti verið sá fyrsti sem viðskiptavinur sér þegar hann kemur inn á skrifstofuna. Ef aðalbústaður skrifstofunnar er úti um þessar mundir, þá gæti aðstoðarmaður skrifstofunnar verið eini einstaklingurinn sem gesturinn hefur samskipti við. Þú verður að vera tilbúinn að heilsa upp á alla gesti með brosi og góðfúslegu orði og hjálpa þeim með allt sem þeir þurfa svo langt sem þú getur. Svo, góð mannleg færni er nauðsyn.
- Þjónustuver
- Beina gestum
- Sveigjanlegur
- Vinalegur
- Heilsið gestum
- Mannleg
- Jákvætt viðhorf
- Áreiðanleiki
- Velkomnir gestir
Tæknihæfileikar: Í gamla daga gerðu ritstjórar mikið af vélritun. Tímarnir hafa breyst og það hefur tækni líka, en aðstoðarmenn skrifstofu geta samt búist við að eyða miklum tíma fyrir framan lyklaborð. Í stað ritvélar þarftu að vita um margvísleg hugbúnað. Að vita hvernig á að nýta sér léttan tækniaðstoð og hvernig á að laga ósjálfbjarga prentara skemmir heldur ekki.
- Tölva
- Excel
- Internet
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- Tækni
Skipulag: Aðstoðarmenn skrifstofunnar verða að vera mjög skipulagðir til að áhrifaríkir til að juggla mörg verkefni sín. Þú verður að hjálpa til við að halda öðru skipulögðu fólki, frá því að viðhalda dagatalum til að halda skrifstofunni skipulega.
- Stuðningur við stjórnsýslu
- Skipun
- Innheimtu
- Dagatöl
- Prestar
- Gagnafærsla
- Að skila pósti
- Rafræn skjöl
- Gjaldskýrslur
- Skráning
- Aðgerðir í afgreiðslu
- Peningarafgreiðsla
- Skyldur skrifstofu
- Skrifstofubúnaður
- Skrifstofuvörubirgðir
- Skrifstofuvörur
- Skrifstofustuðningur
- Skipulag
- Pappírsvinnu
- Sendingar
Vandamál til að leysa færni: Vandamálaleysi, eða gagnrýnin hugsunarhæfni, eru mikilvæg fyrir alla skrifstofuaðstoðarmenn, þar sem þú verður oft sá sem aðrir koma með spurningar eða málefni.
- Samræma starfsemi skrifstofunnar
- Fundir
- Vandamál við að leysa færni
- Svaraðu fyrirspurnum
- Tímasetningar
- Skimun og stjórnun símtala
- Töflureiknar
- Teymisvinna
- Tímastjórnun
- Ferðafyrirkomulag
